KALLELSE TILL ÅRSSTÄMMA I VIKING SUPPLY SHIPS AB (PUBL)

Styrelsen har i enlighet med bestämmelserna i 7 kap. 4 a § aktiebolagslagen (2005:551) och bolagets bolagsordning beslutat att aktieägarna före stämman ska ha möjlighet att utöva sin rösträtt genom poströstning. Aktieägare kan därmed välja att delta vid stämman fysiskt, genom ombud eller genom poströstning.

UTÖVANDE AV RÖSTRÄTT VID STÄMMAN
Aktieägare som önskar delta vid årsstämman ska:

• dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken tisdagen den 16 april 2024, alternativt, om aktierna är förvaltarregistrerade, begära att förvaltaren rösträttsregistrerar aktierna senast torsdagen den 18 april 2024,
• dels anmäla sitt deltagande till bolaget enligt anvisningarna under rubriken ”Anmälan m.m.” alternativt avge en poströst enligt anvisningarna under rubriken ”Poströstning” senast torsdagen den 18 april 2024.

Aktieägare som har sina aktier förvaltarregistrerade genom bank eller annan förvaltare måste omregistrera aktierna i eget namn hos Euroclear Sweden AB för att ha rätt att delta vid årsstämman. Som anges ovan måste sådan omregistrering, som kan vara tillfällig, vara genomförd torsdagen den 18 april 2024. Aktieägare bör därför i god tid före denna dag begära att förvaltaren ombesörjer sådan s.k. rösträttsregistrering.

Anmälan m.m.
Aktieägare som önskar delta vid årsstämman fysiskt eller genom ombud ska anmäla detta till bolaget antingen elektroniskt på bolagets webbplats (www.vikingsupply.com), per e-post till [email protected], per post till Viking Supply Ships AB (publ), ”Årsstämma”, c/o Computershare AB, Box 5267, 102 46 Stockholm eller per telefon till 0771-24 64 00. I anmälan ska uppges aktieägarens namn eller företagsnamn, personnummer eller organisationsnummer, adress, telefonnummer samt, i förekommande fall, antal biträden (högst två).

Aktieägare som inte önskar delta vid stämman fysiskt eller utöva sin rösträtt genom poströstning kan utöva sin rösträtt vid stämman genom ombud med en skriftlig, undertecknad och daterad fullmakt. Om fullmakten utfärdas av en juridisk person ska en kopia av registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling för den juridiska personen bifogas.

För att underlätta inpasseringen vid stämman bör fullmakter, registreringsbevis och andra behörighetshandlingar skickas per e-post till [email protected] eller vara bolaget tillhanda på adressen Viking Supply Ships AB (publ), ”Årsstämma”, c/o Computershare AB, Box 5267, 102 46 Stockholm senast torsdagen den 18 april 2024. Observera att anmälan om deltagande vid stämman ska ske även om aktieägaren önskar utöva sin rösträtt vid stämman genom ombud. Inskickad fullmakt gäller inte som anmälan till stämman. Ett fullmaktsformulär finns tillgängligt på bolagets webbplats (www.vikingsupply.com).

Poströstning
För poströstningen ska aktieägare använda det poströstningsformulär och följa de anvisningar som finns tillgängliga på bolagets webbplats (www.vikingsupply.com) och på bolagets kontor (Idrottsvägen 1, 444 31 Stenungsund). Ifyllt och undertecknat poströstningsformulär skickas per e-post till [email protected] eller per post till Viking Supply Ships AB (publ), ”Årsstämma”, c/o Computershare AB, Box 5267, 102 46 Stockholm. Aktieägare kan även avge poströst elektroniskt med BankID via bolagets webbplats (www.vikingsupply.com). Poströstningsformulär ska vara Computershare AB tillhanda senast torsdagen den 18 april 2024.

Aktieägare får inte förse poströsten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är hela poströsten ogiltig. Ytterligare anvisningar och villkor finns i poströstningsformuläret.

Om aktieägare avger poströst genom ombud ska en skriftlig och daterad fullmakt biläggas poströstningsformuläret. Fullmaktsformulär tillhandahålls på begäran och finns även tillgängligt på bolagets webbplats (www.vikingsupply.com). Om aktieägaren är en juridisk person ska en kopia av registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling för den juridiska personen bifogas poströstningsformuläret.

ÄRENDEN
Förslag till föredragningslista vid årsstämman:

1. Val av ordförande vid stämman
2. Val av en eller två justeringspersoner
3. Upprättande och godkännande av röstlängd
4. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
5. Godkännande av föredragningslista
6. Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen för moderbolaget samt koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen
7. Beslut om:
   1. fastställande av resultaträkningen och balansräkningen för moderbolaget, samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen
   2. dispositioner beträffande årets resultat enligt den fastställda balansräkningen
   3. ansvarsfrihet för styrelseledamöterna samt verkställande direktören
8. Fastställande av antalet styrelseledamöter och revisorer
9. Fastställande av arvoden till styrelsen och revisorerna
10. Val av styrelseledamöter och styrelseordförande
11. Val av revisorer
12. Beslut om valberedning
13. Beslut om ändring av bolagsordningen
14. Stämmans avslutande

FÖRSLAG TILL BESLUT
Punkt 1 – Val av ordförande vid stämman
Valberedningen föreslår att årsstämman väljer advokaten Carl Westerberg, eller, om han inte är tillgänglig, den person som styrelsen anvisar, till ordförande vid stämman.

Punkt 2 – Val av en eller två justeringspersoner
Styrelsen föreslår aktieägaren Claes-Göran Haraldsson, eller, om han inte är tillgänglig, den person som styrelsen anvisar, till person att jämte ordföranden justera stämmans protokoll.

Punkt 7 b) – Beslut om dispositioner beträffande årets resultat enligt den fastställda balansräkningen
Styrelsen föreslår att ingen utdelning sker för räkenskapsåret 2023 och att resultatet balanseras i ny räkning.

Punkt 8 – Fastställande av antalet styrelseledamöter och revisorer
Valberedningen föreslår att antalet stämmovalda styrelseledamöter ska vara fem stycken ledamöter utan suppleanter. För granskningen av bolagets räkenskaper och förvaltning föreslår valberedningen ett revisionsbolag.

Punkt 9 – Fastställande av arvoden till styrelsen och revisorerna
Valberedningen föreslår att styrelsearvode ska utgå med 300 000 kronor till styrelsens ordförande och med 200 000 kronor till var och en av de övriga stämmovalda styrelseledamöterna. Det totala styrelsearvodet föreslås således uppgå till 1 100 000 kronor. Valberedningen föreslår att arvode till revisorn ska utgå enligt godkänd räkning.

Punkt 10 – Val av styrelseledamöter och styrelseordförande
Valberedningen föreslår att Bengt A. Rem, Håkan Larsson, Magnus Sonnorp och Petter Orvefors omväljs som styrelseledamöter för perioden fram till slutet av årsstämman 2025. Kristoffer Sandaker har avböjt omval.

Valberedningen föreslår att Lars Petter Utseth väljs till ny styrelseledamot för perioden fram till slutet av årsstämman 2025.

Valberedningen föreslår vidare omval av Bengt A. Rem som styrelseordförande.

Samtliga föreslagna styrelseledamöter, utom Lars Petter Utseth, har varit del av styrelsen under 2023. Information om samtliga föreslagna styrelseledamöter finns på bolagets webbplats (www.vikingsupply.com).

Punkt 11 – Val av revisorer
Valberedningen föreslår omval av det registrerade revisionsbolaget Rödl & Partner Nordic AB som bolagets revisor för perioden fram till slutet av årsstämman 2025. Rödl & Partner Nordic AB har, för det fall att årsstämman beslutar i enlighet med valberedningens förslag, låtit meddela att den auktoriserade revisorn Mathias Racz kommer att utses till huvudansvarig revisor.

Punkt 12 – Beslut om valberedning
Valberedningen föreslår följande principer för utseende av valberedning och instruktion för valberedningens arbete.

Styrelsens ordförande ges i uppdrag att kontakta de tre röstmässigt största ägarna eller ägargrupperna per den sista dagen för aktiehandel i augusti varje år och be dem utse en ledamot vardera till valberedningen, som ska bestå av totalt fyra ledamöter, inklusive styrelsens ordförande. Önskar sådan aktieägare ej utse ledamot av valberedningen övergår rätten att utse sådan ledamot till den röstmässigt närmast följande största aktieägaren eller ägargruppen som inte redan har rätt att utse en ledamot av valberedningen. För det fall att flera aktieägare eller ägargrupper avstår från sin rätt att utse ledamöter av valberedningen ska styrelsens ordförande inte behöva kontakta fler än 12 aktieägare, och valberedningens storlek ska i så fall reduceras i motsvarande mån för att som minst bestå av två ledamöter, inklusive styrelsens ordförande. De sålunda utsedda ledamöterna, tillsammans med styrelsens ordförande som sammankallande, ska utgöra valberedningen. Valberedningen ska utse en ordförande inom sig. Styrelseordföranden eller annan styrelseledamot ska inte vara ordförande för valberedningen.

Namnen på valberedningens ledamöter och de aktieägare de företräder ska offentliggöras snarast möjligt därefter, dock senast sex månader före nästa årsstämma. Mandatperioden för den utsedda valberedningen ska löpa intill dess att ny valberedning har tillträtt. För det fall någon av valberedningens ledamöter avgår eller inte längre representerar någon av de största ägarna i bolaget enligt ovan angiven modell, ska valberedningen ha rätt att utse en annan representant för de större aktieägarna att ersätta sådan ledamot.

Valberedningens ledamöter ska tillvarata samtliga aktieägares intressen och inte obehörigen röja vad som har förekommit i valberedningsarbetet. En valberedningsledamot ska innan uppdraget accepteras noga överväga huruvida en intressekonflikt eller andra omständigheter föreligger, som gör det olämpligt att medverka i valberedningen.

Valberedningen ska fullgöra de uppgifter som följer av Svensk kod för bolagsstyrning och inför varje årsstämma (och i förekommande fall extra bolagsstämma, i tillämpliga delar) lägga fram förslag i följande frågor:

1. förslag till stämmoordförande,
2. förslag till styrelse,
3. förslag till styrelseordförande,
4. förslag till revisorer,
5. förslag till styrelsearvoden, med uppdelning mellan ordförande och övriga ledamöter i styrelsen,
6. förslag till arvode för bolagets revisorer, och
7. i den mån det anses nödvändigt, ändringar i principerna för utseende av valberedning och instruktionen för valberedningens arbete.

Inget arvode ska utgå till valberedningens ledamöter. Bolaget ska dock svara för skäliga kostnader rimligen förenade med valberedningens uppdrag.

Dessa principer för utseende av valberedning och instruktion för valberedningens arbete föreslås gälla tills vidare.

Punkt 13 – Beslut om ändring av bolagsordningen
Styrelsen föreslår att § 13 i bolagsordningen ändras i enlighet med nedan, i syfte att möjliggöra för bolaget att hålla bolagstämmor digitalt.

För giltigt beslut avseende denna punkt 13 fordras att beslutet biträds av aktieägare med minst två tredjedelar (2/3) av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna.

UPPLYSNINGAR PÅ ÅRSSTÄMMAN
Styrelsen och verkställande direktören ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dess dotterföretags ekonomiska situation och bolagets förhållande till annat koncernföretag samt koncernredovisningen.

BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER
För information om hur personuppgifter behandlas hänvisas till Euroclear Sweden AB:s och Computershare AB:s respektive integritetspolicy som finns tillgängliga på deras respektive webbplatser (www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf och www.computershare.com/se/gm-gdpr).

HANDLINGAR
Fullständiga förslag till beslut och övriga handlingar som ska tillhandahållas inför årsstämman kommer att finnas tillgängliga senast onsdagen den 3 april 2024 på bolagets kontor (Idrottsvägen 1, 444 31 Stenungsund) samt på bolagets webbplats (www.vikingsupply.com). Handlingarna skickas också till de aktieägare som önskar detta och uppger sin postadress. Sådan begäran kan göras till de kontaktuppgifter som framgår under rubriken ”Anmälan m.m.” ovan. Samtliga handlingar kommer även att läggas fram på årsstämman.

Göteborg i mars 2024

Viking Supply Ships AB (publ)

Styrelsen