Notice of AGM – Ayima Group AB

The shareholders of Ayima Group AB (publ), corporate identity number 559095-9291, (“the Company”) are hereby invited to the Annual General Meeting on Thursday, 11th May, 2023 at 11am at the premises of TOURN International AB, Birger Jarlsgatan 20, 114 34 Stockholm. Shareholders wishing to attend the Annual General Meeting must, on the one hand, be entered in the register kept by Euroclear Sweden AB on 3 May 2023, and on the other hand register with the company no later than 3 May 2023 in writing to Ayima Group AB, ℅ RSM, Birger Jarlsgatan 57b, 113 56 Stockholm or via email to [email protected] notification must contain name, personal/organisation number, address, telephone number, number of shares represented and any proxies and assistants (maximum two) who must participate. Representatives and legal counsel are asked to warrant original registration certificates and other authorisation documents to the Company in good time prior to the Annual General Meeting. In order to attend the meeting, all shareholders with shares registered in the nominee must request that they be temporarily entered into the shareholders’ register of Euroclear Sweden AB in their own name. Such registration must be completed by 3 May 2023, which means that the shareholder must notify the trustee in advance of this date. 

It is anticipated that executive directors will attend our AGM via remote connection.  The Company, therefore, reserves the right to amend the physical arrangements of the AGM to comply with health and safety requirements. Any amendment to the arrangements for the AGM will be communicated via press release and on the company's website www.ayimagroup.com

Proposed Agenda:

1. Opening of the Annual General Meeting and election of Chairman of the Meeting
2. Preparation and approval of voting list
3. Choice of one or two adjudicators
4. Determination that the Meeting has been duly convened
5. Approval of Agenda for the meeting
6. Presentation of the Annual Report and Auditor’s Report, as well as, where applicable, the consolidated accounts and the Group Audit Report
7. Decide upon:
   1. Adoption of the income statement and balance sheet and, where applicable, consolidated income statement and consolidated balance sheet
   2. Allocation of the Company’s income according to the established balance sheet
   3. Discharge from liability for the Board members and CEO
8. Approval of the number of Board members and, if applicable, Deputy Directors
9. Determination of remuneration of the Board of Directors
10. Election of Board members and auditor
11. Proposal on authorisation of the Board of directors to resolve on new issues of shares
12. Conclusion of the Annual General Meeting

Motions:

Item 7b: Allocation of the Company’s income according to the established balance sheet.

The Board proposes that the result for the year shall be balanced on a new account and that no dividend shall be paid.

Item 8: Approval of the number of Board members and, if applicable, Deputy Directors.

The majority owners propose that the Board shall consist of four members without deputies.

Item 9: Determination of remuneration of the Board of Directors and auditor.

The majority owners propose that fees to the Board be paid at a price base amount per year to a member who is not employed by the Company. The auditor shall receive compensation on an approved account.

Item 10: Election of Board members and auditor.

The main owners propose the re-election of the board members Michael Jacobson, Michael Nott, Timothy Webb, and Bjorn Mannerqvist. Michael Nott is proposed for re-election as chairman of the board. 

The main owners propose re-election of BDO Sweden as auditor with Niklas Nordström as Chief Accountant.

Item 11: Motion concerning approval to issue shares.

The Board proposes that the AGM authorises the Board of directors to decide, on one or more occasions, with or without deviation from shareholders’ preferential rights, to effect a new issue of Series A and / or Series B shares. The authorisation shall include the right of the Board to decide on a new issue of as many shares as possible for the Company to offer without a change in the Company’s Articles of Association. The authorisation shall also include the right of the Board to decide on a new issue with a provision on cash, consideration, offsetting or other terms referred to in Chapter 13, Section 5, first paragraph, 6 of the Swedish Companies Act. The basis for the issue price when utilising the authorisation shall be the market value of the share. The reason for deviation from the shareholders' preferential rights is to enable the Board to carry out business acquisitions through a simplified process. 

Documents

The Company’s Annual Report and Auditor’s Report will be made available to shareholders of the Company no later than two weeks before the meeting, and will be sent to shareholders requesting it at  their provided postal address.

Other information

At the Meeting, shareholders have the right to information – should the board of directors consider that this can occur without significant damage to the Company – on circumstances that could impact on the evaluation of an item on the agenda and circumstances that could impact on the evaluation of the Company’s or a subsidiary’s financial situation.

* * *

Kallelse årsstämma Ayima Group AB (publ)

Aktieägarna i Ayima Group AB (publ), organisationsnummer 559095-9291, (”Bolaget”) kallas härmed till den årsstämman tisdagen den 11 mai 2023 kl 11.00 i TOURN International ABs lokaler, Birger Jarlsgatan 20, 114 34 Stockholm. Aktieägare som vill delta i stämman ska dels vara upptagen i utskrift av aktieboken avseende förhållandena den 3 mai 2023 i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken, dels anmäla sig till bolaget senast den 3 mai 2023 skriftligen till Ayima Group AB, c/o RSM, Birger Jarlsgatan 57b, 113 56 Stockholm eller via e-post till [email protected]. Anmälan ska innehålla namn, erson-/organisationsnummer, adress, telefonnummer, antal aktier som företräds samt eventuella ombud och biträden (högst två) som ska delta. Representanter och företrädare för juridiska enheter ombeds lämna fullmakt i original, registreringsbevis och andra bemyndigandehandlingar till bolaget i god tid före årsstämman. Aktieägare som har sina aktier förvaltarregistrerade måste, för att delta i stämman, begära att de tillfälligt registreras i Euroclear Sweden AB: s aktieregister i eget namn. Sådan registrering måste vara genomförd senast den 3 mai 2023, vilket innebär att aktieägaren måste meddela förvaltaren i god tid före detta datum.

Är det planerat att styrelseledamöter kommer att delta i vår årsstämma via fjärranslutning. Företaget förbehåller sig därför rätten att ändra de fysiska arrangemangen på årsstämman för att uppfylla hälso- och säkerhetskraven. Eventuella ändringar av arrangemangen för årsstämman kommer att meddelas via pressmeddelande och på bolagets webbplats www.ayimagroup.com

Förslag till dagordning

1. Stämmans öppnande och val av ordförande vid stämman
2. Upprättande och godkännande av röstlängd
3. Val av en eller två justeringsmän
4. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
5. Godkännande av dagordning
6. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse, samt i förekommande fall koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse
7. Beslut om
   1. fastställelse av resultaträkningen och balansräkningen samt i förekommande fall koncernresultaträkning och koncernbalansräkning
   2. dispositioner beträffande bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen
   3. ansvarsfrihet åt styrelseledamöterna och verkställande direktören
8. Fastställande av antalet styrelseledamöter och, i förekommande fall, styrelsesuppleanter
9. Fastställande av arvoden åt styrelsen och revisor
10. Val av styrelse med eventuella suppleanter samt revisor
11. Förslag till beslut om bemyndigande för styrelsen att emittera aktier
12. Stämmans avslutande

Beslutsförslag:

Punkt 7b Beslut om dispositioner beträffande bolagets resultat enligt den fastställda 

balansräkningen

Styrelsen föreslår att årets resultat ska balanseras i ny räkning och att ingen utdelning lämnas.

Punkt 8 Fastställande av antalet styrelseledamöter och, i förekommande fall, styrelsesuppleanter

Huvudägarna föreslår att styrelsen ska bestå av fyra ledamöter utan suppleanter.

Punkt 9 Fastställande av arvoden åt styrelsen och revisor

Huvudägarna föreslår att arvode till styrelsen utgår med ett prisbasbelopp per år till ledamot som inte är anställd i bolaget. Revisorn ska erhålla ersättning på godkänt konto.

Punkt 10 Val av styrelse med eventuella suppleanter samt revisor

Huvudägarna föreslår omval av styrelseledamöterna Michael Jacobson, Michael Nott, Timothy Webb och Björn Mannerqvist. Michael Nott föreslås omval till styrelsens ordförande.

Till revisor föreslås omval av BDO Sweden AB, med Niklas Nordstrom som huvudansvarig. 

Punkt 11 Förslag till beslut om bemyndigande för styrelsen att emittera aktier

Styrelsen föreslår att stämman bemyndigar styrelsen att, vid ett eller flera tillfällen, intill tiden fram till nästa årsstämma, med eller utan avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt, fatta beslut om nyemission av aktier av serie A och/eller serie B. Bemyndigandet ska omfatta rätt för styrelsen att besluta om nyemission av så många aktier som det är möjligt för Bolaget att emittera utan att en ändring av Bolagets bolagsordning sker. Bemyndigandet ska även innefatta rätt för styrelsen att besluta om nyemission med bestämmelse om kontant, apport, kvittning eller annat villkor som avses i 13 kap. 5 § första stycket 6 p aktiebolagslagen. Grunden för emissionskursen vid utnyttjande av bemyndigandet ska vara aktiens marknadsvärde. Skälet till avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt är att möjliggöra för styrelsen att genom en förenklad process genomföra företagsförvärv. 

Handlingar

Redovisningshandlingar och revisionsberättelse kommer att hållas tillgängliga för aktieägarna hos bolaget senast två veckor innan stämman samt sändas till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress.

Övrigt

Aktieägare har vid årsstämman, om styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, rätt till upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen samt förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation.