LEMONSOFT OYJ: KUTSU VARSINAISEEN YHTIÖKOKOUKSEEN

Lemonsoft Oyj:n varsinainen yhtiökokous järjestetään 5.4.2022 klo 10.00. Kokous pidetään poikkeusjärjestelyin ilman osakkeenomistajien tai näiden asiamiesten läsnäoloa Helsingissä osoitteessa Itämerentori 2, 00180 Helsinki.

Yhtiön hallitus on päättänyt poikkeuksellisesta kokousmenettelystä eduskunnan hyväksymän väliaikaisen lain (375/2021) nojalla. COVID-19-pandemian leviämisen rajoittamiseksi yhtiö on päättänyt ryhtyä väliaikaisen lain mahdollistamiin toimiin, jotta yhtiökokous voidaan pitää ennakoitavalla tavalla huomioiden osakkeenomistajien, yhtiön henkilökunnan ja muiden sidosryhmien terveys ja turvallisuus.

Yhtiön osakkeenomistajat ja asiamiehensä voivat osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää osakkeenomistajan oikeuksia ainoastaan äänestämällä ennakkoon sekä esittämällä ennakkoon vastaehdotuksia ja kysymyksiä jäljempänä kohdassa C olevien ohjeiden mukaisesti. Yhtiökokoukseen ei ole mahdollista osallistua paikan päällä.

Osakkeenomistajien on mahdollista seurata yhtiökokousta webcast-lähetyksenä. Ilmoittautuminen webcast-lähetykseen tapahtuu yhtiökokoukseen ilmoittautumisen yhteydessä. Kokousta näin seuraavien osakkeenomistajien ei katsota osallistuvan yhtiökokoukseen, joten heillä ei ole muun muassa kysely- tai äänioikeutta yhtiökokouksen aikana. Tarkemmat ohjeet löytyvät tämän kutsun osasta C. “Ohjeita Yhtiökokoukseen osallistuville”.

A. YHTIÖKOKOUKSESSA KÄSITELTÄVÄT ASIAT

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen

2. Kokouksen järjestäytyminen

Puheenjohtajana toimii lakimies Jarmo Kinnunen. Mikäli Jarmo Kinnusella ei painavasta syystä johtuen ole mahdollisuutta toimia puheenjohtajana, hallitus nimeää puheenjohtajaksi parhaaksi katsomansa henkilön.

3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen

Pöytäkirjantarkastajana ja ääntenlaskun valvojana toimii talousjohtaja Mari Erkkilä. Mikäli Mari Erkkilä ei painavasta syystä johtuen ole mahdollisuutta toimia pöytäkirjan tarkastajana ja ääntenlaskun valvojana, hallitus nimeää pöytäkirjan tarkastajaksi ja ääntenlaskun valvojaksi parhaaksi katsomansa henkilön.

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen

5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelo

Kokoukseen osallistuviksi osakkeenomistajiksi katsotaan ne osakkeenomistajat, jotka ovat äänestäneet ennakkoon ennakkoäänestysajan kuluessa ja joilla on osakeyhtiölain 5 luvun 6 ja 6 a §:n mukaan oikeus osallistua yhtiökokoukseen. Ääniluettelo vahvistetaan Euroclear Finland Oy:n ja Innovatics Oy:n toimittamien tietojen perusteella.

6. Vuoden 2021 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen

Huomioiden, että yhtiökokoukseen voi osallistua ainoastaan ennakkoäänestämisen kautta, yhtiön viimeistään 18.3.2022 julkistama vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen sekä tilintarkastuskertomuksen, ja joka on saatavilla yhtiön internetsivuilla, katsotaan esitetyksi yhtiökokoukselle.

Yhtiön toimitusjohtaja Kari Joki-Hollanti esittää katsauksen yhtiökokouksen webcastissa.

7. Tilinpäätöksen vahvistaminen

8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että 31.12.2021 päättyneeltä tilikaudelta vahvistettavan taseen perusteella maksetaan yhtiön jakokelpoisista varoista 0,13 euron osakekohtainen osinko eli osinkoa maksetaan yhteensä 2.400.000 euroa. Osinko maksetaan osakkeenomistajille, jotka osingonmaksun täsmäytyspäivänä 24.3.2022 ovat merkittyinä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Hallitus ehdottaa osingonmaksun tapahtuvan 20.4.2022.

Hallitus ehdottaa, että jakamatta jäänyt osuus tilikauden voitosta siirretään yhtiön voittovarojen tilille.

9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle päättyneeltä tilikaudelta

10. Hallituksen jäsenten lukumäärästä sekä palkkioista ja matkakustannusten korvaamisesta päättäminen

Hallitus ehdottaa, että yhtiön hallitus koostuu viidestä (5) varsinaisesta jäsenestä.

Hallitus ehdottaa, että hallituksen jäsenten palkkioihin tai matkakustannusten korvauskäytäntöihin ei tehdä muutoksia eli hallituksen puheenjohtajalle maksetaan jatkossakin 3.000 euron kuukausipalkkio, hallituksen muille jäsenille maksetaan 1.500 euron kuukausipalkkio ja matkakustannukset korvataan yhtiön matkustussäännön mukaisesti.

11. Hallituksen jäsenten valitseminen

Hallitus ehdottaa, että yhtiön hallitus jatkaa nykyisellä kokoonpanollaan, eli että hallituksen valitaan uudelleen seuraavat viisi varsinaista jäsentä: Christoffer Häggblom, Kari Joki-Hollanti, Ilkka Hiidenheimo, Saila Miettinen-Lähde ja Michael Richter.

12. Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus ehdottaa, että yhtiön tilintarkastajaksi valitaan tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab. Päävastuullisena tilintarkastajana toimisi tilintarkastusyhteisön ilmoituksen mukaan KHT Kim Järvi.

13. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallitus ehdottaa, että tilintarkastajan palkkio maksetaan kohtuullisen laskun mukaisesti.

14. Tarkastusvaliokunta ja sen jäsenten palkkioista päättäminen

Hallituksen näkemyksen mukaan olisi perusteltua, että yhtiöllä on tarkastusvaliokunta, jonka perustamisesta päättää varsinaisessa yhtiökokouksessa 5.4.2022 valittu hallitus tulevassa järjestäytymiskokouksessaan. Tarkastusvaliokunnan tehtävänä olisi muun muassa:

- seurata ja arvioida taloudellista raportointijärjestelmää;
- seurata ja arvioida sisäisen valvonnan ja tarkastuksen sekä riskienhallintajärjestelmien tehokkuutta;
- seurata ja arvioida, miten yhtiön ja sen lähipiirin kesken tehtävät sopimukset ja muut oikeustoimet täyttävät vaatimukset tavanomaiseen toimintaan kuulumisesta ja markkinaehdoista;
- seurata ja arvioida tilintarkastajan riippumattomuutta ja erityisesti tämän harjoittamaa muiden kuin tilintarkastuspalveluiden tarjoamista; ja
- seurata yhtiön tilintarkastusta ja valmistella yhtiön tilintarkastajan valinta.

Hallitus ehdottaa yhtiökokouksen päättävän, että perustettavan tarkastusvaliokunnan puheenjohtajalle maksetaan 1.000 euron kokouskohtainen palkkio ja valiokunnan jäsenille maksetaan 500 euron kokouskohtainen palkkio.

15. Osakkeenomistajien nimitystoimikunnan perustaminen

Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous päättää osakkeenomistajien nimitystoimikunnan perustamisesta. Nimitystoimikunnan tehtävänä olisi jatkossa mm. valmistella hallituksen jäsenten valintaa ja hallituksen jäsenten sekä hallituksen valiokuntien jäsenten palkitsemista koskevat ehdotukset yhtiökokoukselle.

Nimitystoimikunta koostuisi kolmesta jäsenestä, jotka ovat yhtiön kolme suurinta osakkeenomistajaa tai niiden nimeämiä edustajia. Yhtiön hallituksen puheenjohtaja toimisi nimitystoimikunnan asiantuntijajäsenenä, ellei hän kuulu nimitystoimikuntaan muulla perusteella (asiantuntijajäsenenä toimiessaan hallituksen puheenjohtaja ei olisi nimitystoimikunnan virallinen jäsen eikä hänellä olisi äänioikeutta).

Lisäksi hallitus ehdottaa, että yhtiökokous hyväksyy liitteenä olevan nimitystoimikunnan työjärjestyksen.

16. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta

Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous valtuuttaisi hallituksen päättämään maksullisesta tai maksuttomasta osakeannista ja osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:ssä tarkoitettujen erityisten oikeuksien antamisesta yhdessä tai useammassa erässä seuraavin ehdoin:

Valtuutuksen nojalla annettavien osakkeiden lukumäärä voi olla yhteensä enintään 2.000.000 kappaletta. Valtuutus koskee sekä uusien osakkeiden antamista että yhtiön hallussa olevien omien osakkeiden luovuttamista. Valtuutusta voidaan käyttää yrityskauppojen tai muiden järjestelyjen rahoittamiseen tai toteuttamiseen, yhtiön osakepohjaisten kannustinohjelmien toteuttamiseen ja yhtiön pääomarakenteen kehittämiseksi sekä muihin yhtiön hallituksen päättämiin tarkoituksiin. Valtuutus oikeuttaa hallituksen päättämään kaikista osakeannin sekä osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista, mukaan lukien oikeuden osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta poikkeamiseen.

Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, mutta kuitenkin enintään 30.6.2023 saakka, ja se korvaisi aiemmat valtuutukset suunnatusta osakeannista ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta.

17. Kokouksen päättäminen

B. YHTIÖKOKOUSASIAKIRJAT

Tämä kokouskutsu yhtiökokouksen asialistalla olevine päätösehdotuksineen ovat saatavilla Lemonsoft Oyj:n sijoittajasivuilla osoitteessa https://investors.lemonsoft.fi. Yhtiön tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus ovat myös saatavilla edellä mainituilla sijoittajasivuilla. Vuosikertomuksesta lähetetään osakkeenomistajille pyydettäessä jäljennös.

Varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä Lemonsoft Oyj:n sijoittajasivuilla 15.4.2022 alkaen.

C. OHJEITA KOKOUKSEEN OSALLISTUJILLE

Väliaikaisen lain mukaisesti ja pandemian leviämisen rajoittamiseksi järjestetään yhtiökokous siten, että osakkeenomistajat tai asiamiehensä eivät voi saapua kokouspaikalle. Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan vain äänestämällä ennakkoon, esittämällä vastaehdotuksia ennakkoon ja esittämällä kysymyksiä ennakkoon alla olevien ohjeiden mukaisesti. Myös asiamiesten tulee äänestää ennakkoon alla kuvatulla tavalla.

Osakkeenomistaja tai asiamies ei voi osallistua kokoukseen myöskään reaaliaikaisen yhteyden välityksellä, mutta osakkeenomistajien on mahdollista seurata yhtiökokousta henkilökohtaisen linkin kautta.

Videoyhteyslinkki ja salasana kokouksen seuraamiseksi etäyhteydellä lähetetään sähköpostilla ja tekstiviestinä ilmoittautumisen yhteydessä annettuun sähköpostiosoitteeseen ja matkapuhelinnumeroon. Kokouksen seuraaminen etäyhteydellä on mahdollista vain yhtiökokouksen täsmäytyspäivän mukaisille osakkeenomistajille. Kokousta etäyhteydellä seuraavien osakkeenomistajien ei katsota osallistuvan yhtiökokoukseen. Yhtiökokouksen ääniluettelo ja äänestysten tulokset määräytyvät yksinomaan ennakkoäänestyksen perusteella.

1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 24.3.2022 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

2. Ilmoittautuminen ja äänestäminen ennakkoon

Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkavat 15.3.2022 klo 10.00. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen äänestämällä ennakkoon, tulee ilmoittautua yhtiökokoukseen ja äänestää ennakkoon viimeistään 29.3.2022 klo 16.00 mennessä, jolloin ilmoittautumisen ja äänten on oltava perillä.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, syntymäaika ja yhteystiedot. Osakkeenomistajien yhtiölle tai Innovatics Oy:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään ainoastaan yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistajat, jonka osakkeet ovat rekisteröitynä hänen suomalaisella arvo-osuustilillään, voivat ilmoittautua ja äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 15.3.2022 klo 10.00 ja 29.3.2022 klo 16.00 välisenä aikana seuraavilla tavoilla:

1. Internet-sivujen kautta https://investors.lemonsoft.fi/yhtiokokous

Sähköisessä ilmoittautumisessa ja ennakkoäänestämisessä vaaditaan osakkeenomistajan tai hänen lakimääräisen edustajansa tai asiamiehensä vahva tunnistautuminen suomalaisilla tai ruotsalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

1. Postitse tai sähköpostitse

Osakkeenomistaja voi toimittaa yhtiön internet-sivuilla viimeistään 15.3.2022 saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous/Lemonsoft Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen [email protected].

Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet yllä kohdan b) mukaisesti postitse tai sähköpostitse, äänten toimittaminen ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen edellyttäen, että viestistä ilmenee yllä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.

Äänestyksen ohjeet ovat saatavilla yhtiön internet-sivuilla osoitteessa https://investors.lemonsoft.fi/yhtiokokous. Lisätietoja ilmoittautumiseen ja ennakkoäänestämiseen liittyen on saatavissa puhelimitse yhtiökokouksen ilmoittautumisaikana numerosta 010 2818 909 arkisin kello 9.00–12.00 ja kello 13.00–16.00.

3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Myös osakkeenomistajan valtuuttama asiamies voi osallistua kokoukseen vain äänestämällä osakkeenomistajan puolesta ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla.

Asiamiehen on tunnistauduttava sähköiseen ilmoittautumispalveluun ja ennakkoäänestykseen henkilökohtaisesti vahvalla tunnistautumisella, jonka jälkeen hän pääsee tekemään ilmoittautumisen ja äänestämään ennakkoon edustamansa osakkeenomistajan puolesta. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Lakimääräisen edustusoikeuden voi osoittaa hyödyntämällä sähköisessä ilmoittautumispalvelussa käytettävissä olevaa suomi.fi valtuudet -palvelua. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Malli valtakirjaksi ja äänestysohjeiksi on saatavilla yhtiön internetsivuilla https://investors.lemonsoft.fi/yhtiokokous viimeistään 15.3.2022.

Osakkeenomistajan asiamiehen on toimitettava asianmukaisesti täytetyt ja allekirjoitetut valtakirjat yhdessä asianmukaisesti täytetyn ja allekirjoitetun ennakkoäänestyslomakkeen kanssa lomakkeella annettujen ohjeiden mukaisesti ensisijaisesti liitetiedostona sähköisen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestämisen yhteydessä, tai vaihtoehtoisesti sähköpostitse osoitteeseen [email protected] ennen ilmoittautumisajan päättymistä, mihin mennessä valtakirjojen on oltava perillä. Myös osakkeenomistajan asiamiehen on äänestettävä ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla.

Pelkkien valtuutusasiakirjojen toimittaminen yhtiölle tai Innovatics Oy:lle ei johda siihen, että osakkeenomistajan ennakkoäänet otetaan huomioon. Osakkeenomistajan ilmoittautumisen ja ennakkoäänien onnistunut kirjaaminen edellyttää tämän lisäksi, että asiamies ilmoittaa osakkeenomistajan ja äänestää ennakkoon hänen puolestaan tässä kutsussa kuvatuin tavoin.

4. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 24.3.2022. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 31.3.2022 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon ja huolehtimaan ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan puolesta viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä.

5. Muut ohjeet/tiedot

Osakkeenomistajilla, joilla on vähintään yksi sadasosa yhtiön kaikista osakkeista, on oikeus tehdä äänestykseen otettava vastaehdotus yhtiökokouksen asialistalla oleviin päätösehdotuksiin. Tällaiset vastaehdotukset on toimitettava yhtiölle sähköpostilla osoitteeseen [email protected] viimeistään 10.3.2022 klo 16.00 mennessä. Vastaehdotuksen tekevien osakkeenomistajien on esitettävä vastaehdotuksen toimittamisen yhteydessä selvitys omistuksestaan. Vastaehdotus otetaan käsiteltäväksi yhtiökokouksessa sillä edellytyksellä, että osakkeenomistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja osakkeenomistaja omistaa yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä vähintään yhden sadasosan yhtiön kaikista osakkeista. Jos vastaehdotusta ei oteta käsiteltäväksi yhtiökokouksessa, vastaehdotuksen puolesta annetut äänet jäävät ottamatta huomioon. Yhtiö julkaisee mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset yhtiön internetsivuilla https://investors.lemonsoft.fi/yhtiokokous viimeistään 15.3.2022.

Osakkeenomistaja voi esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista 21.3.2022 klo 16.00 asti joko sähköisessä ilmoittautumispalvelussa tai sähköpostitse osoitteeseen [email protected]. Tällaiset osakkeenomistajien kysymykset, yhtiön johdon vastaukset niihin sekä mahdolliset muut kuin äänestykseen otetut vastaehdotukset ovat nähtävänä yhtiön internetsivuilla https://investors.lemonsoft.fi/yhtiokokous viimeistään 25.3.2022. Kysymysten ja vastaehdotusten tekemisen edellytyksenä on, että osakkeenomistaja esittää riittävän selvityksen osakeomistuksestaan.

Lemonsoft Oyj:llä on kokouskutsun lähetyspäivänä 4.3.2022 yhteensä 18.273.726 osaketta, jotka edustavat yhtä monta ääntä.

Vaasassa, 4.3.2022

LEMONSOFT OYJ

Hallitus