Kutsu Nitro Games Oyj:n Ylimääräiseen Yhtiökokoukseen / Notice to the Extraordinary General Meeting of Nitro Games Plc
Nitro Games Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan yhtiön ylimääräiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään 11.10.2023 klo 10.00 alkaen (Suomen aikaa) Nitro Games Oyj:n Kotkan toimipisteessä osoitteessa Juha Vainion katu 2, 48100 Kotka. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan klo 9.30.
The shareholders of Nitro Games Plc are summoned to the company’s Extraordinary General Meeting to be held on 11 October 2023 at 10.00 (Finnish time) at Nitro Games Plc’s Kotka office, Juha Vainion katu 2, 48100 Kotka, Finland. The reception of persons who have registered for the meeting and the distribution of voting tickets will commence at 9.30.
A. Ylimääräisessä yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat / Matters on the agenda of the Extraordinary General Meeting
Ylimääräisessä yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat: / At the Extraordinary General Meeting, the following matters will be considered:
- Kokouksen avaus / Opening of the meeting
- Kokouksen järjestäytyminen / Calling the meeting to order
- Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen / Election of persons to scrutinize the minutes and to supervise the counting of votes
- Kokouksen laillisuuden toteaminen / Recording the legality of the meeting
- Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen / Recording the attendance at the meeting and adoption of the list of votes.
- Hallituksen valtuuttaminen päättämään optio-oikeuksien antamisesta / Authorizing the Board of Directors to resolve on issuance of stock options.
Hallitus ehdottaa, että se valtuutetaan päättämään yhdessä tai useammassa erässä optio-oikeuksien antamisesta seuraavasti:
Valtuutuksen nojalla annettavien optioiden lukumäärä voi olla enintään 2.492.436 kappaletta. Kukin optio oikeuttaa merkitsemään yhden uuden osakkeen. Hallitus valtuutetaan päättämään kaikista muista optio-oikeuksien ehdoista.
Valtuutus on voimassa 31.12.2025 saakka. Selvyyden vuoksi todetaan, että valtuutuksella ei ole vaikutusta yhtiön nykyisiin optio-ohjelmiin eikä hallituksen oikeuteen antaa optio-oikeuksia niiden perusteella.
Mikäli valtuutus hyväksytään, hallitus tulee mitätöimään yhtiön hallussa olevat allokoimattomat optio-oikeudet, jotka liittyvät optio-ohjelmiin 2/2020 ja 1/2022.
The Board of Directors proposes that the Board of Directors be authorized to decide, in one or more transactions, on issuance of stock options as follows:
The maximum total number of stock options issued with the authorization is 2,492,436. Each stock option entitles to subscription of one new share. The Board of Directors is authorized to decide on all other terms of the stock options.
The authorization is valid until 31 December 2025. For the avoidance of doubt, the authorization does not affect the validity of the company’s existing stock option plans or the Board of Directors’ authorization to give stock options based on the same.
In case the authorization is accepted, the Board of Directors will annul relating to stock option plans 2/2020 and 1/2022 which are in possession of the company and not allocated yet.
- Kokouksen päättäminen / Closing of the meeting.
B. Yhtiökokousasiakirjat / Documents of the Meeting
Tämä kokouskutsu sisältäen edellä mainitun ylimääräisen yhtiökokouksen asialistalla olevan hallituksen päätösehdotuksen on osakkeenomistajien nähtävillä Nitro Games Oyj:n internetsivuilla osoitteessa www.nitrogames.com. Edellä mainittu dokumentti on myös nähtävillä yhtiökokouksessa.
Kokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 25.10.2023.
This notice including the above-mentioned proposal of the Board of Directors relating to the agenda of the Extraordinary General Meeting is kept available on view at Nitro Games Plc’s website at www.nitrogames.com. The above-mentioned document is also on view at the General Meeting.
The minutes of the General Meeting are available on the above-mentioned website no later than 25 October 2023.
C. Ohjeita kokoukseen osallistujille / Instructions for participants in the Meeting
Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja / Shareholder registered in the shareholders’ register
Oikeus osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 29.9.2023 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon.
Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiölle viimeistään 6.10.2023 klo 16.00 Suomen aikaa, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä.
Kokoukseen voi ilmoittautua:
a) Nitro Games Oyj:n verkkosivuilla www.nitrogames.com;
b) sähköpostitse osoitteeseen [email protected].
Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilö-/yhtiötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Osakkeenomistajien Nitro Games Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain ylimääräisen yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.
Each shareholder who is registered in the shareholders’ register of the company held by Euroclear Finland Ltd., on the record date of the Extraordinary General Meeting, which is 29 September 2023, has the right to participate in the Extraordinary General Meeting.
A shareholder, whose shares are registered on his/her/its personal Finnish book-entry account, is registered in the shareholders’ register of the company. A shareholder, who wants to participate in the Extraordinary General Meeting, shall register for the meeting no later than 6 November 2023 at 16.00 Finnish time, by which time the registration shall be received.
The registration may take place:
a) at Nitro Games Plc.’s website at www.nitrogames.com;
b) by e-mail to address [email protected].
In connection with the registration a shareholder shall notify his/her/its name, personal identification number, address, email address and the name of a possible assistant or proxy representative and the personal identification number of a proxy representative. The personal data given to Nitro Games Plc. is used only in connection with the Extraordinary General Meeting and the processing of related necessary registrations and for shareholder communication. Shareholder, his/her/its representative or proxy representative shall, when necessary, be able to prove his/her/its identity and/or right of representation.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja / Holders of nominee registered shares
Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua kokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon ylimääräiseen yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 29.9.2023. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 6.10.2023 klo 10.00 Suomen aikaa. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista kokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua kokoukseen ja jolla olisi osakkeiden perusteella oikeus olla edellä mainitulla tavalla merkittynä osakasluetteloon, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä.
A holder of nominee-registered shares has the right to participate in the Extraordinary General Meeting by virtue of shares based on which he/she/it on the record date of the meeting, i.e. on 29 September 2023, would be entitled to be registered in the shareholders’ register of the company held by Euroclear Finland Ltd. The right to participate in the Extraordinary General Meeting requires, in addition, that the shareholder has on the basis of such shares been registered into the temporary shareholders’ register of the company held by Euroclear Finland Ltd. at the latest on 6 October 2023 by 10.00 Finnish time. As regards nominee-registered shares this constitutes due registration for the Extraordinary General Meeting.
A holder of nominee-registered shares is advised without delay to request necessary instructions regarding the registration in the temporary shareholder’s register of the company, the issuing of proxy documents and registration for the Extraordinary General Meeting from his/her/its custodian bank. The account management organization of the custodian bank has to register a holder of nominee-registered shares, who wants to participate in the Extraordinary General Meeting, into the temporary shareholders’ register of the company at the latest on the date and time mentioned above.
Euroclear Sweden AB:ssä rekisteröidyt osakkeet / Shares registered in Euroclear Sweden AB
Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään ja joka aikoo osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee olla rekisteröitynyt Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon viimeistään 29.9.2023.
Ollakseen oikeutettu pyytämään tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään Nitro Games Oyj:n osakasluetteloon hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajan tulee pyytää, että hänen osakkeensa rekisteröidään tilapäisesti hänen omalle nimelleen Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon, ja varmistaa, että omaisuudenhoitaja lähettää yllä mainitun tilapäisen rekisteröintipyynnön Euroclear Sweden AB:lle. Rekisteröityminen tulee tehdä viimeistään 3.10.2023, ja siksi omaisuudenhoitajalle tulee tehdä pyyntö hyvissä ajoin ennen mainittua päivämäärää.
Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään ja joka aikoo osallistua kokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee pyytää tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n pitämään Nitro Games Oyj:n osakasrekisteriin. Pyyntö Nitro Games Oyj:lle tulee tehdä kirjallisena viimeistään 2.10.2023 kello 10.00 Ruotsin aikaa.
Nitro Games Oyj:n kautta tehty tilapäinen rekisteröityminen osakasluetteloon on samalla ilmoittautuminen ylimääräiseen yhtiökokoukseen.
Shareholder whose shares are registered in the securities system of Euroclear Sweden AB and who wants to participate in the Extraordinary General Meeting and use his/her/its voting right, shall be registered at the shareholder’s register held by Euroclear Sweden AB on 29 September 2023 at the latest.
In order to be entitled to request for temporary registration in the shareholder’s register of Nitro Games Plc. held by Euroclear Finland Ltd., a shareholder of nominee-registered shares shall request that his/her/its shares are temporarily registered under his/her/its own name in the shareholder’s register held by Euroclear Sweden AB and to ensure that the custodian bank will send the above-mentioned request for temporary registration to Euroclear Sweden AB. The registration shall be made on 3 October 2023 at the latest, and therefore a shareholder shall give the request to his/her/its custodian bank in good time prior to the above date.
Shareholder, whose shares are registered in the securities system of Euroclear Sweden AB and who intends to participate in the Extraordinary General Meeting and use his/her/its voting right, shall request for a temporary registration of his/her shares to the shareholder’s register of Nitro Games Plc. held by Euroclear Finland Oy. The request to Nitro Games Plc. shall be made in written at the latest on 2 October 2023 at 10.00 Swedish time.
The temporary registration through Nitro Games Plc. constitutes a due registration to the Extraordinary General Meeting.
Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat / Proxy representative and powers of attorney
Osakkeenomistaja saa osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Valtuutus koskee yhtä kokousta, jollei valtuutuksesta muuta ilmene. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.
Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan pdf-tiedostona osoitteeseen [email protected] tai postitse tai henkilökohtaisesti osoitteeseen Nitro Games Oyj, Yhtiökokous, Juha Vainion katu 2, 48100 Kotka, niin, että ne ovat perillä viimeistään 10.10.2023 klo 12.00. Valtakirja on varauduttava esittämään viimeistään yhtiökokouksessa.
Osakkeenomistajat, jotka ovat suoraan rekisteröity yhtiön osakasluetteloon, voivat valtuuttaa myös yhtiön talousjohtaja Matti Nikkolan tai hänen määräämänsä edustamaan heitä ja käyttämään äänivaltaa ylimääräisessä yhtiökokouksessa. Valtakirjapohja ja ohjeet sen toimittamiseksi ovat saatavilla Nitro Games Oyj:n internetsivuilla osoitteessa www.nitrogames.com/EGM2-2023/.
A shareholder may participate in the Extraordinary General Meeting and exercise his/her/its rights at the meeting by way of proxy representation. A proxy representative shall produce a dated proxy document or otherwise provide reliable evidence of the right to represent the shareholder. The authorization applies to one meeting, unless otherwise stated. When a shareholder participates in the Extraordinary General Meeting by means of several proxy representatives representing the shareholder with shares at different securities accounts, the shares by which each proxy representative represents the shareholder shall be identified in connection with the registration for the Extraordinary General Meeting.
Possible proxy documents should be delivered by email as a PDF file to [email protected] or by regular mail or personally delivered to Nitro Games Plc., Extraordinary General Meeting, Juha Vainion katu 2, 48100 Kotka, by 10 October 2023 noon at the latest. The proxy document should be presented at the General Meeting at the latest, if required.
Shareholders who are directly registered in the company's shareholder register may also authorize company’s CFO Matti Nikkola with power of substitution to represent and vote for the shareholder in the Extraordinary General Meeting. The proxy document template and instructions on its delivery are available at Nitro Games Plc’s website at www.nitrogames.com/EGM2-2023/.
D. Muut ohjeet ja lisätiedot / Other Instructions and information
Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.
Kokous pidetään suomen kielellä. Osa kokouksessa esitettävästä aineistosta voi olla pelkästään englanninkielistä.
Nitro Games Oyj:llä on tämän kokouskutsun päivänä 20.9.2023 yhteensä 24,924,364 osaketta ja ääntä.
Pursuant to Chapter 5 Section 25 of the Finnish Companies Act, a shareholder who is present at the Extraordinary General Meeting has the right to request information with respect to the matters to be handled at the meeting.
The meeting will be held in Finnish. Some of the material presented at the meeting may be in only English.
On the date of the notice to the Extraordinary General Meeting, 20 September 2023, the total number of shares in Nitro Games Plc. is 24,924,364. Each share carries one vote at Extraordinary General Meeting.
Kotkassa 20 pv. syyskuuta 2023 / In Kotka, 20 September 2023
NITRO GAMES OYJ
Hallitus / Board of Directors