Kutsu Nitro Games Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen / Notice to the Annual General Meeting of Nitro Games Plc

Nitro Games Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan yhtiön varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään 20.5.2024 klo 10.00 alkaen (Suomen aikaa) Nitro Games Oyj:n Kotkan toimipisteessä osoitteessa Juha Vainion katu 2, 48100 Kotka. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan klo 9.30.

Osakkeenomistajat, jotka edustavat noin 43.85 prosenttia yhtiön osakkeista ja äänistä, ovat ilmoittaneet kannattavansa hallituksen ehdotuksia yhtiökokouksen päätöksiksi.

The shareholders of Nitro Games Plc are summoned to the company’s Annual General Meeting to be held on 20 May 2024 at 10.00 (Finnish time) at Nitro Games Plc’s Kotka office, Juha Vainion katu 2, 48100 Kotka, Finland. The reception of persons who have registered for the meeting and the distribution of voting tickets will commence at 9.30.

Shareholders representing approximately 43.85 per cent of the company's shares and votes have notified that they support adoption of the Board of Directors’ proposals as resolutions of the Annual General Meeting.

A. Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat / Matters on the agenda of the Annual General Meeting

Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat: / At the Annual General Meeting, the following matters will be considered:

1. Kokouksen avaus / Opening of the meeting
2. Kokouksen järjestäytyminen / Calling the meeting to order
3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen / Election of persons to scrutinize the minutes and to supervise the counting of votes
4. Kokouksen laillisuuden toteaminen / Recording the legality of the meeting
5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen / Recording the attendance at the meeting and adoption of the list of votes
6. Vuoden 2023 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen / Presentation of the annual accounts, the report of the Board of Directors and the auditor’s report for the year 2023
7. Tilinpäätöksen vahvistaminen / Adoption of the annual accounts
8. Toimenpiteet, joihin vahvistetun taseen mukainen voitto/tappio antaa aihetta / Resolution on the measures regarding profit/loss shown on the balance sheet

Hallitus ehdottaa, että tilikauden tappio -3,283,131 euroa siirretään edellisten tilikausien voitto/tappiotilille eikä osinkoa jaeta.

The Board of Directors proposes that the net loss of EUR -3,283,131 be transferred to retained earnings / loss account and that no dividend be paid.

9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle / Resolution on the discharge of the members of the Board of Directors and the Managing Director from liability
10. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen / Resolution on remuneration of the members of the Board of Directors

Osakkeenomistajat, jotka edustavat noin 43.85 prosenttia yhtiön osakkeista ja äänistä, ehdottavat, että hallituksen jäsenille maksetaan toimikaudelta palkkiot seuraavasti: puheenjohtajalle 2,200 euroa kuukaudessa, hallituksen muille jäsenille kullekin 1,100 euroa kuukaudessa. Lisäksi ehdotetaan, että hallituksen jäsenille maksetaan kokouksesta aiheutuneet kohtuulliset matka- ja majoituskustannukset. 

Shareholders representing approximately 43.85 per cent of the company's shares and votes propose that the members of the Board of Directors be paid the following remuneration for the term of their office: EUR 2,200 per month for the Chairman of the Board of Directors and EUR 1,100 per month each of the other members of the Board. It is also proposed that the members of the Board of Directors be reimbursed for reasonable travel and lodging costs.

11. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen / Resolution on the number of members of the Board of Directors

Osakkeenomistajat, jotka edustavat noin 43.85 prosenttia yhtiön osakkeista ja äänistä, ehdottavat, että hallitukseen valitaan neljä (4) jäsentä.

Shareholders representing approximately 43.85 per cent of the shares and votes propose that four (4) members be elected to the Board of Directors.

12. Hallituksen jäsenten valitseminen / Election of members of the Board of Directors

Osakkeenomistajat, jotka edustavat noin 43.85 prosenttia yhtiön osakkeista ja äänistä, ehdottavat, että yhtiön hallitukseen valitaan suostumuksensa mukaisesti uudelleen nykyiset hallituksen jäsenet Johan Biehl, Morgan Habedank, Susana Meza Graham ja Antti Villanen. Hallituksen jäsenten toimikausi päättyy vaalia seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.

Shareholders representing approximately 43.85 per cent of the shares and votes propose that the current members of the Board of Directors Johan Biehl, Morgan Habedank, Susana Meza Graham and Antti Villanen be re-elected according to their consents. The term of office of the Board of Directors ends at the closing of the Annual General Meeting following the election.

13. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen / Resolution on remuneration of the auditor

Hallitus ehdottaa, että tilintarkastajan palkkio maksetaan yhtiön hyväksymän laskun perusteella.

The Board of Directors proposes that the remuneration of the auditor be paid in accordance with an invoice to be accepted by the company.

14. Tilintarkastajan valitseminen / Election of the auditor

Hallitus ehdottaa, että tilintarkastajaksi valitaan Moore Idman Oy tilintarkastusyhteisö. Moore Idman Oy on ilmoittanut, että päävastuullisena tilintarkastajana toimii KHT Antti Niemistö. Tilintarkastajien toimikausi päättyy ensimmäisen vaalia seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.

The Board of Directors proposes that audit firm Moore Idman Oy be elected as the company's auditor. Moore Idman Oy has designated Authorized Public Accountant Antti Niemistö as the responsible auditor. The term of office of the auditors ends at the closing of the Annual General Meeting following the election.

15. Kokouksen päättäminen / Closing of the meeting

B. Yhtiökokousasiakirjat / Documents of the Meeting

Tämä kokouskutsu sisältäen edellä mainitut varsinaisen yhtiökokouksen asialistalla olevat hallituksen päätösehdotukset sekä Yhtiön vuosikertomus 2023 sisältäen tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen ovat osakkeenomistajien nähtävillä Nitro Games Oyj:n internetsivuilla osoitteessa www.nitrogames.com. Edellä mainitut dokumentit ovat myös nähtävillä yhtiökokouksessa.

Kokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 3.6.2024.

This notice including the above-mentioned proposals of the Board of Directors relating to the agenda of the Annual General Meeting and the company’s annual report 2023 including annual accounts, the report of the Board of Directors and the auditor’s report are kept available on view at Nitro Games Plc’s website at www.nitrogames.com. The above-mentioned documents are also on view at the General Meeting.

The minutes of the General Meeting are available on the above-mentioned website no later than 3 June 2024.

C. Ohjeita kokoukseen osallistujille / Instructions for participants in the Meeting

Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja / Shareholder registered in the shareholders’ register

Oikeus osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 7.5.2024 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon.

Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiölle viimeistään 15.5.2024 klo 16.00 Suomen aikaa, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä.

Kokoukseen voi ilmoittautua:

a)    Nitro Games Oyj:n verkkosivuilla www.nitrogames.com;

b)    sähköpostitse osoitteeseen [email protected].

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilö-/yhtiötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Osakkeenomistajien Nitro Games Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain varsinaisen yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.

Each shareholder who is registered in the shareholders’ register of the company held by Euroclear Finland Ltd., on the record date of the Annual General Meeting, which is 7 May 2024, has the right to participate in the Annual General Meeting.

A shareholder, whose shares are registered on his/her/its personal Finnish book-entry account, is registered in the shareholders’ register of the company. A shareholder, who wants to participate in the Annual General Meeting, shall register for the meeting no later than 15 May 2024 at 16.00 Finnish time, by which time the registration shall be received.

The registration may take place:

a)    at Nitro Games Plc.’s website at www.nitrogames.com;

b)    by e-mail to address [email protected].

In connection with the registration a shareholder shall notify his/her/its name, personal identification number, address, email address and the name of a possible assistant or proxy representative and the personal identification number of a proxy representative. The personal data given to Nitro Games Plc. is used only in connection with the Annual General Meeting and the processing of related necessary registrations and for shareholder communication. Shareholder, his/her/its representative or proxy representative shall, when necessary, be able to prove his/her/its identity and/or right of representation.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja / Holders of nominee registered shares

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua kokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon varsinaiseen yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 7.5.2024. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 15.5.2024 klo 10.00 Suomen aikaa. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista kokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua kokoukseen ja jolla olisi osakkeiden perusteella oikeus olla edellä mainitulla tavalla merkittynä osakasluetteloon, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä.

A holder of nominee-registered shares has the right to participate in the Annual General Meeting by virtue of shares based on which he/she/it on the record date of the meeting, i.e. on 7 May 2024, would be entitled to be registered in the shareholders’ register of the company held by Euroclear Finland Ltd. The right to participate in the Annual General Meeting requires, in addition, that the shareholder has on the basis of such shares been registered into the temporary shareholders’ register of the company held by Euroclear Finland Ltd. at the latest on 15 May 2024 by 10.00 Finnish time. As regards nominee-registered shares this constitutes due registration for the Annual General Meeting.

A holder of nominee-registered shares is advised without delay to request necessary instructions regarding the registration in the temporary shareholder’s register of the company, the issuing of proxy documents and registration for the Annual General Meeting from his/her/its custodian bank. The account management organization of the custodian bank has to register a holder of nominee-registered shares, who wants to participate in the Annual General Meeting, into the temporary shareholders’ register of the company at the latest on the date and time mentioned above.

Euroclear Sweden AB:ssä rekisteröidyt osakkeet / Shares registered in Euroclear Sweden AB

Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään ja joka aikoo osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee olla rekisteröitynyt Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon viimeistään 7.5.2024.

Ollakseen oikeutettu pyytämään tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään Nitro Games Oyj:n osakasluetteloon hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajan tulee pyytää, että hänen osakkeensa rekisteröidään tilapäisesti hänen omalle nimelleen Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon, ja varmistaa, että omaisuudenhoitaja lähettää yllä mainitun tilapäisen rekisteröintipyynnön Euroclear Sweden AB:lle. Rekisteröityminen tulee tehdä viimeistään 10.5.2024, ja siksi omaisuudenhoitajalle tulee tehdä pyyntö hyvissä ajoin ennen mainittua päivämäärää.

Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään ja joka aikoo osallistua kokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee pyytää tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n pitämään Nitro Games Oyj:n osakasrekisteriin. Pyyntö Nitro Games Oyj:lle tulee tehdä kirjallisena viimeistään 10.5.2024 kello 10.00 Ruotsin aikaa.

Nitro Games Oyj:n kautta tehty tilapäinen rekisteröityminen osakasluetteloon on samalla ilmoittautuminen varsinaiseen yhtiökokoukseen.

Shareholder whose shares are registered in the securities system of Euroclear Sweden AB and who wants to participate in the Annual General Meeting and use his/her/its voting right, shall be registered at the shareholder’s register held by Euroclear Sweden AB on 7 May 2024 at the latest.

In order to be entitled to request for temporary registration in the shareholder’s register of Nitro Games Plc. held by Euroclear Finland Ltd., a shareholder of nominee-registered shares shall request that his/her/its shares are temporarily registered under his/her/its own name in the shareholder’s register held by Euroclear Sweden AB and to ensure that the custodian bank will send the above-mentioned request for temporary registration to Euroclear Sweden AB. The registration shall be made on 10 May 2024 at the latest, and therefore a shareholder shall give the request to his/her/its custodian bank in good time prior to the above date.

Shareholder, whose shares are registered in the securities system of Euroclear Sweden AB and who intends to participate in the Annual General Meeting and use his/her/its voting right, shall request for a temporary registration of his/her shares to the shareholder’s register of Nitro Games Plc. held by Euroclear Finland Oy. The request to Nitro Games Plc. shall be made in written at the latest on 10 May 2024 at 10.00 Swedish time.

The temporary registration through Nitro Games Plc. constitutes a due registration to the Annual General Meeting.

Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat / Proxy representative and powers of attorney

Osakkeenomistaja saa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Valtuutus koskee yhtä kokousta, jollei valtuutuksesta muuta ilmene. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan pdf-tiedostona osoitteeseen [email protected] tai postitse tai henkilökohtaisesti osoitteeseen Nitro Games Oyj, Yhtiökokous, Juha Vainion katu 2, 48100 Kotka, niin, että ne ovat perillä viimeistään 15.5.2024 klo 16.00. Valtakirja on varauduttava esittämään viimeistään yhtiökokouksessa.

Osakkeenomistajat, jotka ovat suoraan rekisteröity yhtiön osakasluetteloon, voivat valtuuttaa myös yhtiön talousjohtaja Matti Nikkolan tai hänen määräämänsä edustamaan heitä ja käyttämään äänivaltaa varsinaisessa yhtiökokouksessa. Valtakirjapohja ja ohjeet sen toimittamiseksi ovat saatavilla Nitro Games Oyj:n internetsivuilla osoitteessa www.nitrogames.com/agm-2024/.

A shareholder may participate in the Annual General Meeting and exercise his/her/its rights at the meeting by way of proxy representation. A proxy representative shall produce a dated proxy document or otherwise provide reliable evidence of the right to represent the shareholder. The authorization applies to one meeting, unless otherwise stated. When a shareholder participates in the Annual General Meeting by means of several proxy representatives representing the shareholder with shares at different securities accounts, the shares by which each proxy representative represents the shareholder shall be identified in connection with the registration for the Annual General Meeting.

Possible proxy documents should be delivered by email as a PDF file to [email protected] or by regular mail or personally delivered to Nitro Games Plc., Annual General Meeting, Juha Vainion katu 2, 48100 Kotka, by 15 May 2024 at 16.00 Finnish time at the latest. The proxy document should be presented at the General Meeting at the latest, if required.

Shareholders who are directly registered in the company's shareholder register may also authorize company’s CFO Matti Nikkola with power of substitution to represent and vote for the shareholder in the Annual General Meeting. The proxy document template and instructions on its delivery are available at Nitro Games Plc’s website at www.nitrogames.com/agm-2024/.

D. Muut ohjeet ja lisätiedot / Other Instructions and information

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Kokous pidetään suomen kielellä. Osa kokouksessa esitettävästä aineistosta voi olla pelkästään englanninkielistä.

Nitro Games Oyj:llä on tämän kokouskutsun päivänä 26.4.2024 yhteensä 24 924 364 osaketta ja ääntä.

Pursuant to Chapter 5 Section 25 of the Finnish Companies Act, a shareholder who is present at the Annual General Meeting has the right to request information with respect to the matters to be handled at the meeting.

The meeting will be held in Finnish. Some of the material presented at the meeting may be in only English.

On the date of the notice to the Annual General Meeting, 26 April 2024, the total number of shares in Nitro Games Plc. is 24 924 364. Each share carries one vote at Annual General Meeting.

Kotkassa 26 pv. huhtikuuta 2024 / In Kotka, 26 April 2024

NITRO GAMES OYJ
Hallitus / Board of Directors

Lisätietoja / For more information:

Toimitusjohtaja / CEO               
Jussi Tähtinen
Phone: +358 44 388 1071
e-mail: [email protected]

Yhtiön hyväksytty neuvonantaja / The Company’s Certified Adviser
FNCA Sweden AB
Phone: +468 528 00399
e-mail: [email protected]