KALLELSE TILL EXTRA BOLAGSSTÄMMA I EXSITEC HOLDING AB

RÄTT ATT DELTA PÅ BOLAGSSTÄMMA

Aktieägare som önskar delta på stämman ska:

1. dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken på avstämningsdagen som är onsdagen den 20 september 2023; samt
2. dels senast fredagen den 22 september 2023, ha anmält sitt deltagande och eventuellt biträde till Bolaget, antingen skriftligen per post till Exsitec Holding AB, att: Extra bolagsstämma, c/o Exsitec AB, Snickaregatan 40, 582 26 Linköping eller per e-post till [email protected].

Vid anmälan ska uppges fullständigt namn, person- eller organisationsnummer, adress, telefonnummer dagtid samt, i förekommande fall, uppgift om ställföreträdare, ombud och biträden. Antalet biträden får vara högst två. För att underlätta inpasseringen vid stämman bör anmälan, i förekommande fall, åtföljas av fullmakter, registreringsbevis och andra behörighetshandlingar.

Personuppgifter som hämtas från den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken och deltagande vid stämman samt uppgifter om ställföreträdare, ombud och biträden kommer att användas för registrering, upprättande av röstlängd för stämman samt, i förekommande fall, stämmoprotokoll. Personuppgifterna hanteras i enlighet med dataskyddsförordningen (Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679) som gäller från den 25 maj 2018. För fullständig information om hur personuppgifterna hanteras hänvisas till:

https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.

FÖRVALTARREGISTRERADE AKTIER

Den som låtit förvaltarregistrera sina aktier måste, för att ha rätt att delta i stämman, genom förvaltares försorg låta registrera aktierna i eget namn, så att vederbörande är registrerad i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken per avstämningsdagen onsdagen den 20 september 2023. Sådan registrering kan vara tillfällig (s.k. rösträttsregistrering). Aktieägare som önskar registrera aktierna i eget namn måste, i enlighet med respektive förvaltares rutiner, begära att förvaltaren gör sådan rösträttsregistrering. Rösträttsregistrering som av aktieägare har begärts i sådan tid att registreringen har gjorts av relevant förvaltare senast fredagen den 22 september 2023 kommer att beaktas vid framställningen av aktieboken.

OMBUD

Aktieägare som företräds genom ombud ska utfärda skriftlig av aktieägaren undertecknad och daterad fullmakt för ombudet. Om fullmakten utfärdats av juridisk person ska kopia av registreringsbevis bifogas eller, om sådan handling inte finns, motsvarande behörighetshandling. En kopia av fullmakten samt eventuellt registreringsbevis bör i god tid före stämman insändas till Bolaget. Fullmakten i original ska även uppvisas på stämman.

Bolaget tillhandahåller aktieägarna ett fullmaktsformulär, vilket kan erhållas på Bolagets huvudkontor eller på Bolagets hemsida https://www.exsitec.se/investor-relations/bolagsstamma.

FÖRSLAG TILL DAGORDNING

1. Val av ordförande vid stämman
2. Upprättande och godkännande av röstlängd
3. Godkännande av förslag till dagordning
4. Val av en eller två justeringsmän
5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
6. Fastställande av antalet styrelseledamöter
7. Fastställande av arvode åt ny styrelseledamot
8. Val av ny styrelseledamot
9. Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om nyemission av aktier
10. Stämmans avslutande

STYRELSENS FÖRSLAG TILL BESLUT AVSEENDE PUNKT 1

Punkt 1. Val av ordförande vid stämman

Styrelsen föreslår att Peter Viberg väljs som ordförande vid stämman.

STÖRRE AKTIEÄGARES FÖRSLAG TILL BESLUT AVSEENDE PUNKTERNA 6-8

Större aktieägare, representerandes cirka 54 procent av det totala antalet aktier och röster i Bolaget, (”Större Aktieägare”) föreslår följande i avseende sammansättningen av styrelsen i Bolaget.

Punkt 6. Fastställande av antalet styrelseledamöter

Styrelsen består för närvarande av fyra (4) ordinarie ledamöter utan suppleanter. Större Aktieägare föreslår att styrelsen för tiden intill slutet av nästa årsstämma ska bestå av fem (5) ordinarie ledamöter utan suppleanter.

Punkt 7. Fastställande av arvode åt ny styrelseledamot

Större Aktieägare föreslår att Ann-Charlotte Jarleryd ska erhålla samma arvode som övriga styrelseledamöter i Bolaget, dvs. 200 000 kr på årsbasis. Arvodet ska justeras pro rata från och med september fram till årsstämman 2024.

Punkt 8. Val av ny styrelseledamot

För tiden intill slutet av nästa årsstämma föreslår Större Aktieägare nyval av Ann-Charlotte Jarleryd. Nuvarande styrelseledamöterna Peter Viberg, Per Eriksson, Erlend Sogn och Christine Ahlstrand föreslås kvarstå som styrelseledamöter. Peter Viberg föreslås kvarstå som styrelseordförande.

Kort beskrivning av föreslagen ny ledamot:
Ann-Charlotte Jarleryd (född 1966) är utbildad civilekonom och journalist från Stockholms Universitet. Bland hennes erfarenheter kan nämnas att hon har varit auktoriserad revisor på PwC, konsult inom företagsförvärv på EY samt CFO på bland annat Protect Data (publ) och Acando AB (publ). För närvarande arbetar hon som CFO på Addnode Group (sedan 2019) och sitter i Cellavisions styrelse och är ordförande i deras revisionsutskott sedan 2022. Ann-Charlotte Jarleryd äger inga aktier i Bolaget och är i övrigt oberoende gentemot Bolaget och bolagsledningen samt större ägare.

STYRELSENS FÖRSLAG TILL BESLUT AVSEENDE PUNKT 9

Punkt 9. Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om nyemission av aktier

För att möjliggöra att Bolaget kan genomföra riktade emissioner i syfte att bredda aktieägarbasen och därmed förbättra förutsättningarna för god likviditet i aktien, så kallade spridningsemissioner, föreslår styrelsen att stämman beslutar om ett nytt bemyndigande för styrelsen att besluta om nyemission av aktier. Detta bemyndigande motsvarar det bemyndigade som beslutades på årsstämman den 28 april 2023, med tillägg att styrelsen även ska kunna nyttja bemyndigandet för att kunna genomföra spridningsemissioner.

Styrelsen föreslår att stämman fattar beslut om att bemyndiga styrelsen att, vid ett eller flera tillfällen under tiden fram till nästkommande årsstämma, med eller utan avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt, fatta beslut om nyemission av aktier. Bemyndigandet ska innefatta rätt att besluta om nyemission mot kontant betalning, mot betalning med apportegendom eller mot betalning genom kvittning. Nyemission ska också i övrigt kunna förenas med villkor.

Vid emissioner med stöd av bemyndigandet varvid avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt sker, ska ökningen av aktiekapitalet i Bolaget inte kunna ökas med mer än tio (10) procent av Bolagets registrerade aktiekapital vid den tidpunkt då bemyndigandet utnyttjas för första gången. Nyemission med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt ska kunna ske under förutsättning att nyemissionen genomförs på marknadsmässiga villkor, med förbehåll för marknadsmässig emissionsrabatt i förekommande fall.

Syftet med förslaget och skälet till möjligheten att avvika från aktieägarnas företrädesrätt är dels att kunna stärka Bolagets kapitalbas på ett snabbt och kostnadseffektivt sätt i syfte att finansiera eller medge flexibilitet i samband med förvärv samt dels att kunna genomföra riktade emissioner i syfte att bredda aktieägarbasen och därmed förbättra förutsättningarna för god likviditet i aktien, så kallade spridningsemissioner.

Detta bemyndigande ersätter det nuvarande bemyndigandet som årsstämman den 28 april 2023 fattade beslut om. Om stämman beslutar att inte rösta för styrelsens förslag kommer det nuvarande bemyndigandet att kvarstå.

Styrelsen, den verkställande direktören, eller den styrelsen utser, ska äga rätt att vidta de mindre justeringar i beslutet som kan visa sig erforderliga för registrering av beslutet hos Bolagsverket.

För beslut av bolagsstämman i enlighet med styrelsens förslag om bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om nyemission av aktier erfordras att stämmans beslut biträds av aktieägare med minst två tredjedelar (2/3) av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna.

AKTIEÄGARES RÄTT ATT ERHÅLLA UPPLYSNINGAR

Enligt 7 kap. 32 § aktiebolagslagen ska styrelsen och den verkställande direktören, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för Bolaget, vid stämman lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen.

HANDLINGAR

Styrelsens fullständiga förslag till beslut kommer att hållas tillgängliga hos Bolaget senast två (2) veckor före stämman och tillsändes utan kostnad den aktieägare som begär det och uppger sin postadress. Handlingarna kommer även att finnas tillgängliga på Bolagets hemsida, https://www.exsitec.se/investor-relations/bolagsstamma, från samma tidpunkt.

Linköping i september 2023

Exsitec Holding AB

Styrelsen

Denna information är sådan information som Exsitec Holding AB är skyldig att offentliggöra enligt Nasdaq First North Growths regelverk för emittenter. Informationen lämnades, genom nedanståendes kontaktpersoners försorg, för offentliggörande den 11 september 2023, kl. 08.00 CEST.

För mer information, kontakta

Anna Gustafsson, CFO
Hampus Strandqvist, Investor relations
Telefon: 010-333 33 00
E-post: [email protected]

Om Exsitec

Exsitec är experter på digitala lösningar som gör skillnad i kundens verksamhet. Genom att kombinera utvalda system och tjänster till en fungerande helhet skapar Exsitec förutsättningar för varje kund att nå sina verksamhetsmål. Organisationen finns i Sverige, Norge och Danmark med över 550 ambitiösa och nyfikna medarbetare som tillsammans har kombinerad kompetens inom IT, verksamhetsstyrning och affärsutveckling. www.exsitec.se

Exsitec Holdings aktier är noterade på Nasdaq First North Growth Market i Stockholm (ticker: EXS). Bolagets Certified Adviser är Erik Penser Bank.