Kallelse till Billeruds årsstämma 2024

Aktieägarna i Billerud Aktiebolag (publ), org.nr. 556025-5001 ("Billerud" eller "bolaget") kallas härmed till årsstämman 2024 tisdagen den 21 maj 2024 klockan 15.00 i 7A Posthuset, Vasagatan 28 i Stockholm. Inregistrering sker från klockan 14.00.

Styrelsen har beslutat att aktieägare även ska kunna utöva sin rösträtt på årsstämman genom poströstning på förhand.

Anmälan om deltagande vid stämman ska göras senast onsdagen den 15 maj 2024 genom att inkomma med en anmälan om deltagande eller poströst, se nedan.

Kallelsen, inklusive styrelsens och valberedningens fullständiga förslag till årsstämman, är bifogad till detta pressmeddelande. Kallelsen finns också tillgänglig på Billeruds webbplats på www.billerud.se/om-billerud/bolagsstyrning/bolagsstammor.
 

Beslutspunkter i sammandrag

Styrelsens förslag till dagordning för årsstämman samt de fullständiga förslagen till årsstämman är inkluderade i detta dokument. Beslutsförslagen är, i korthet, följande:

Årsredovisning, utdelning och ansvarsfrihet

• Stämman ska besluta om att fastställa årsredovisningen för 2023. Årsredovisningen finns tillgänglig på bolagets webbplats på www.billerud.se/investerare/finansiella-rapporter.
• Stämman ska besluta om dispositioner av årets resultat. Styrelsen föreslår en utdelning om 2,00 kr per aktie. Utdelningen förväntas utbetalas till aktieägarna tisdagen den 28 maj 2024.
• Stämman ska ta ställning till ansvarsfrihet för styrelse och VD för räkenskapsåret 2023.

Val av styrelse och revisor samt arvoden till styrelse och revisor

• Stämman ska välja en styrelse för bolaget. Till omval föreslås styrelseledamöterna Regi Aalstad, Florian Heiserer, Magnus Nicolin, Jan Svensson (ordförande) och Victoria Van Camp. Andreas Blaschke föreslås till ny styrelseledamot. Jan Åström har avböjt omval vid årsstämman 2024.
• Stämman ska fastställa arvoden åt styrelse och revisor. Valberedningen föreslår höjda arvoden för arbetet i styrelsen och att arvode till revisor ska utgå enligt godkänd räkning.
• Stämman ska välja revisor. Valberedningen föreslår att KPMG omväljs som revisor ytterligare ett år, varvid Hök Olov Forsberg kommer att fortsätta som huvudansvarig revisor. 

Ersättningar och prestationsbaserat långsiktigt aktieprogram för 2024

• Stämman ska besluta om godkännande av ersättningsrapporten för 2023.
• Stämman ska ta ställning till styrelsens förslag att anta nya riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. Den enda betydande förändringen i de föreslagna nya riktlinjerna i förhållande till de riktlinjer som antogs av årsstämman 2022 är att möjligheten för styrelsen att erbjuda medlemmar av koncernledningen som är anställda i USA deltagande i kontantbaserade långsiktiga incitamentsprogram tagits bort.
• Stämman ska ta ställning till styrelsens förslag att införa ett prestationsbaserat långsiktigt aktieprogram för 2024 för VD, övriga medlemmar i koncernledningen och andra nyckelpersoner inom Billerud. Det föreslagna programmet följer i allt väsentligt samma struktur som 2021, 2022 och 2023 års aktiebaserade incitamentsprogram, med tillägg av ett nytt hållbarhetsrelaterat prestationsvillkor, och beskrivs i detalj nedan.

Bemyndigande för styrelsen att besluta om återköp av egna aktier

• Stämman ska besluta om styrelsens förslag att bemyndiga styrelsen att besluta om återköp av egna aktier motsvarande ett sammanlagt innehav om högst 10 procent av samtliga utestående aktier i bolaget, i syfte att ge styrelsen förutsättningar för sitt arbete med att skapa långsiktigt aktieägarvärde och avkastning, samt att säkerställa leverans av aktier till deltagarna i det föreslagna aktieprogrammet för 2024 och eventuella framtida aktiebaserade incitamentsprogram.
   

Deltagande

Aktieägare som vill delta i årsstämman måste:

• vara upptagen som aktieägare i framställningen av aktieboken (som förs av Euroclear Sweden) avseende förhållandena måndagen den 13 maj 2024 (den s.k. "avstämningsdagen"), och
• anmäla sin avsikt att delta senast onsdagen den 15 maj 2024.

Deltagande i stämmolokalen

Aktieägare som vill delta vid stämman i stämmolokalen, personligen eller genom ombud, ska anmäla sin avsikt att delta till Billerud senast onsdagen den 15 maj 2024. Anmälan kan ske:

• med brev till Billerud Aktiebolag (publ), "Årsstämma 2024", c/o Euroclear Sweden AB, Box 191, 101 23 Stockholm, eller
• på telefon 08-402 90 62, eller
• på https://anmalan.vpc.se/EuroclearProxy.

I anmälan ska aktieägaren uppge namn, person-/organisationsnummer, adress, telefonnummer och eventuella biträden (högst två).

Om en aktieägare företräds av ombud i stämmolokalen bör en skriftlig och daterad fullmakt, tillsammans med ett registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandlingar, skickas till bolaget under adress Billerud Aktiebolag (publ), "Årsstämma 2024", c/o Euroclear Sweden AB, Box 191, 101 23 Stockholm, i god tid före stämman. Ett fullmaktsformulär finns tillgängligt på bolagets webbplats www.billerud.se/om-billerud/bolagsstyrning/bolagsstammor.

Deltagande genom poströstning

Aktieägare som önskar delta i årsstämman genom poströstning ska anmäla sin avsikt att delta genom att avge sin poströst så att den är Euroclear Sweden (som administrerar formulären för Billerud) tillhanda senast onsdagen den 15 maj 2024. För poströstning ska ett särskilt formulär användas. Formuläret finns tillgängligt på Billeruds webbplats www.billerud.se/om-billerud/bolagsstyrning/bolagsstammor. Ifyllt formulär kan inges elektroniskt antingen genom verifiering via BankID på Euroclear Swedens webbplats enligt instruktioner på https://anmalan.vpc.se/EuroclearProxy eller genom att det ifyllda och undertecknade formuläret skickas per e-post till [email protected]. Ifyllt och undertecknat formulär kan även skickas per post till Billerud Aktiebolag (publ), "Årsstämma 2024", c/o Euroclear Sweden AB, Box 191, 101 23 Stockholm.

Om aktieägare poströstar genom ombud ska skriftlig och daterad fullmakt biläggas poströstningsformuläret. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på Billeruds webbplats på www.billerud.se/om-billerud/bolagsstyrning/bolagsstammor. Om aktieägaren är en juridisk person ska registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling biläggas poströstningsformuläret. Ytterligare anvisningar framgår av poströstningsformuläret och på Euroclear Swedens webbplats https://anmalan.vpc.se/EuroclearProxy.

Vänligen notera att aktieägare som önskar närvara i stämmolokalen personligen eller genom ombud ska anmäla detta enligt instruktionerna under rubriken "Deltagande i stämmolokalen" ovan. Detta innebär att en anmälan om deltagande endast genom poströstning inte är tillräckligt för aktieägare som önskar delta i stämmolokalen.

Förvaltarregistrerade aktier (rösträttsregistrering)

För att ha rätt att delta i årsstämman måste aktieägare som har sina aktier förvaltarregistrerade, förutom att anmäla sig till stämman, låta registrera aktierna i eget namn så att aktieägaren blir upptagen i framställningen av aktieboken per måndagen den 13 maj 2024. Sådan registrering kan vara tillfällig (s.k. rösträttsregistrering) och begärs hos förvaltaren i enlighet med förvaltarens rutiner och i sådan tid i förväg som förvaltaren bestämmer. Rösträttsregistreringar som gjorts av förvaltaren senast onsdagen den 15 maj 2024 beaktas vid framställningen av stämmoaktieboken.

Förslag till dagordning för årsstämman 2024

1. Stämmans öppnande.

2. Val av ordförande vid stämman.

3. Upprättande och godkännande av röstlängd.

4. Val av en eller två justeringsmän.

5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad.

6. Godkännande av dagordning.

7. Verkställande direktörens anförande.

8. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse samt koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse för räkenskapsåret 2023.

9. Beslut om

(a) fastställelse av resultaträkning och balansräkning samt koncernresultaträkning och koncernbalansräkning för 2023,

(b) dispositioner av bolagets vinst enligt den fastställda balansräkningen för 2023 samt fastställande av avstämningsdag för vinstutdelning, och

(c) ansvarsfrihet åt styrelseledamöter och den verkställande direktören för 2023.

10. Framläggande av ersättningsrapport för godkännande.

11. Fastställande av antalet styrelseledamöter som ska väljas av stämman.

12. Fastställande av arvode åt styrelsen och ersättning för utskottsarbete samt fastställande av revisorsarvode.

13. Val av styrelseledamöter:

(a) Regi Aalstad (omval, valberedningens förslag),

(b) Florian Heiserer (omval, valberedningens förslag),

(c) Magnus Nicolin (omval, valberedningens förslag),

(d) Jan Svensson (omval, valberedningens förslag),

(e) Victoria Van Camp (omval, valberedningens förslag), och

(f) Andreas Blaschke (nyval, valberedningens förslag)

14. Val av styrelseordförande.

15. Val av revisor.

16. Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare.

17. Beslut om ett prestationsbaserat långsiktigt aktieprogram för 2024, innefattande beslut om att

(a) anta ett prestationsbaserat långsiktigt aktieprogram för 2024, och

(b) överlåta egna aktier till deltagarna

18. Beslut om att bemyndiga styrelsen att besluta om återköp av egna aktier.

19. Stämmans avslutande.
 

För mer information, vänligen kontakta:

Andreas Mattsson, Chefsjurist, +46 553 335 16