Kallelse till årsstämma i Freja eID Group AB (publ)

Aktieägarna i Freja eID Group AB (publ), org.nr 556587-4376, kallas härmed till årsstämma tisdagen den 7 maj 2024 klockan 10.00 i Wåhlin Advokater ABs lokaler på Nybrogatan 39 i Stockholm. Inregistrering till stämman sker från klockan 09.30.

Registrering och anmälan

Deltagande i stämmolokalen

Den som önskar delta i årsstämman i stämmolokalen, personligen eller genom ombud, ska:

• dels vara upptagen i den av Euroclear Sweden AB framställda aktieboken avseende förhållandena den 26 april 2024,
• dels senast den 30 april 2024 anmäla deltagandet till bolaget per post: Freja eID Group AB (publ), att: Kristofer von Beetzen, Travgatan 88, 194 30 Upplands Väsby, eller via e-post till [email protected]. Vid anmälan ska aktieägaren uppge namn, person- eller organisationsnummer, adress, telefonnummer samt antalet eventuella biträden (högst två).

Om en aktieägare företräds genom ombud ska en skriftlig och daterad fullmakt utfärdas för ombudet. Fullmakten, tillsammans med registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling för ägare som är juridiska personer, bör insändas till bolaget på ovanstående adress före årsstämman. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på bolagets hemsida www.frejaeid.com.

Deltagande genom poströstning

Den som önskar delta i årsstämman genom poströstning, personligen eller genom ombud, ska:

• dels vara upptagen i den av Euroclear Sweden AB framställda aktieboken avseende förhållandena den 26 april 2024,
• dels senast den 30 april 2024 anmäla sig genom att avge sin poströst enligt anvisningarna nedan så att poströsten är bolaget tillhanda senast den dagen.

Notera att den som önskar närvara i stämmolokalen personligen eller genom ombud, måste anmäla detta enligt instruktionerna under rubriken ”Deltagande i stämmolokalen” ovan. Det innebär att en anmälan genom endast poströstning inte räcker för den som vill närvara i stämmolokalen.

För poströstningen ska ett särskilt formulär användas. Poströstningsformuläret finns tillgängligt på bolagets hemsida www.frejaeid.com. Ifyllt och undertecknat poströstningsformulär kan skickas till bolaget per post på adress Freja eID Group AB (publ), att: Kristofer von Beetzen, Travgatan 88, 194 30 Upplands Väsby eller via e-post till [email protected]. Ifyllt och undertecknat formulär ska vara bolaget tillhanda senast den 30 april 2024. Aktieägaren får inte förse poströsten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är poströsten i sin helhet ogiltig. Ytterligare anvisningar och villkor framgår av poströstningsformuläret.

Om en aktieägare poströstar genom ombud ska en skriftlig och daterad fullmakt bifogas poströstningsformuläret. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på bolagets hemsida www.frejaeid.com. Om aktieägaren är en juridisk person ska registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling bifogas fullmakten. Om aktieägare poströstat, och därefter deltar i stämman personligen eller genom ombud, är poströsten fortsatt giltig i den mån aktieägaren inte deltar i en omröstning under stämman eller annars återkallar avgiven poströst. Om aktieägaren under stämmans gång väljer att delta i en omröstning kommer avgiven röst att ersätta tidigare inskickad poströst på den punkten.

Förvaltarregistrerade aktier

För att ha rätt att delta i stämman måste aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier, förutom att anmäla sig till stämman, låta registrera aktierna i eget namn så att aktieägaren blir upptagen i framställningen av aktieboken per den 26 april 2024. Sådan registrering kan vara tillfällig (s.k. rösträttsregistrering) och begärs hos förvaltaren enligt förvaltarens rutiner och i sådan tid i förväg som förvaltaren bestämmer. Rösträttsregistrering som har gjorts av förvaltaren senast den
30 april 2024 kommer att beaktas vid framställningen av aktieboken.

Förslag till dagordning

1. Öppnande av stämman

2. Val av ordförande vid stämman

3. Upprättande och godkännande av röstlängd

4. Val av en eller två justeringsmän

5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad

6. Godkännande av dagordning

7. Anförande av bolagets verkställande direktör

8. Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen samt koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen

9. Beslut om:

a) fastställelse av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen

b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen

c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören

10. Bestämmande av antalet styrelseledamöter, revisorer och eventuella revisorssuppleanter

11. Fastställande av arvoden till styrelsen och revisorerna

12. Val av styrelseledamöter, styrelseordförande, revisorer och eventuella revisorssuppleanter

13. Beslut om emissionsbemyndigande

14. Årsstämmans avslutande

Punkt 2, val av ordförande vid stämman

Valberedningen, bestående av Jakub Missuna, Johan Henrikson, tillika ordförande i valberedningen, och Tony Buss, föreslår att årsstämman väljer advokat Anna-Maria Heidmark Green från Wåhlin Advokater AB till ordförande vid stämman, eller vid förhinder för henne, den som en representant för valberedningen utser.

Punkt 10, bestämmande av antalet styrelseledamöter, revisorer och eventuella revisorssuppleanter

Valberedningen föreslår att styrelsen för tiden intill slutet av nästa årsstämma ska bestå av fyra styrelseledamöter.

Valberedningen föreslår att bolaget för tiden intill slutet av nästa årsstämma ska ha en revisor utan revisorssuppleant i form av ett registrerat revisionsbolag.

Punkt 11, fastställande av arvoden till styrelsen och revisorerna

Valberedningen föreslår att styrelsearvode för tiden intill slutet av nästa årsstämma oförändrat ska utgå med 125 000 kronor till styrelsens ordförande och 100 000 kronor till var och en av de övriga stämmovalda ledamöterna som varken är anställda i bolaget eller direkt eller indirekt är större aktieägare i bolaget.

Arvodet till revisor föreslås utgå enligt godkänd räkning.

Punkt 12, val av styrelseledamöter, styrelseordförande, revisorer och eventuella revisorssuppleanter

Valberedningen föreslår omval av styrelseledamöterna Håkan Nyberg, Tony Buss, Bodil Sidén och Morgan Sellén för tiden intill slutet av nästa årsstämma. Valberedningen föreslår att Håkan Nyberg omväljs till styrelsens ordförande.

Valberedningen föreslår, i enlighet med styrelsens rekommendation, omval av Ernst & Young Aktiebolag som revisionsbolag för tiden intill slutet av nästa årsstämma. Ernst & Young Aktiebolag har meddelat att för det fall Ernst & Young Aktiebolag väljs, kommer Johan Andersson vara huvudansvarig revisor.

Punkt 13, beslut om emissionsbemyndigande

Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om bemyndigande för styrelsen att inom ramen för bolagsordningens gränser, med eller utan avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt, vid ett eller flera tillfällen intill nästkommande årsstämma, fatta beslut om ökning av bolagets aktiekapital genom emission av aktier, teckningsoptioner och/eller konvertibler i bolaget. Styrelsen ska kunna besluta om emission av aktier, teckningsoptioner och/eller konvertibler med bestämmelse om kontant betalning, apport, kvittning eller eljest med villkor.

Syftet med bemyndigandet och skälet till att styrelsen ska kunna fatta beslut om emission med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt och/eller med bestämmelse om apport- och/eller kvittningsemission eller eljest med villkor enligt ovan är att skapa handlingsfrihet för finansiering av nya affärsmöjligheter inom befintlig verksamhet och för utvidgad verksamhet i form av exempelvis företagsförvärv eller att bredda aktieägarkretsen.

Styrelsen, eller den styrelsen därtill förordnar, föreslås äga rätt att vidta de smärre ändringar i stämmans beslut som kan bli erforderliga i samband med registrering vid Bolagsverket eller av annat administrativt skäl.

För beslut enligt ovan krävs biträde av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna.

Aktieägares frågerätt

Aktieägarna äger rätt att begära att styrelsen och den verkställande direktören lämnar upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen för årsstämman, förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation och bolagets förhållande till annat koncernföretag. Styrelsen och verkställande direktören ska lämna sådana upplysningar om det kan ske utan väsentlig skada för bolaget. 

Övrigt

Årsredovisning och revisionsberättelse samt styrelsens och valberedningens förslag till beslut enligt ovan jämte valberedningens motiverade yttrande finns tillgängliga på bolagets kontor på Travgatan 88 i Upplands Väsby samt på bolagets webbplats www.frejaeid.com. Kopior av nämnda handlingar skickas även kostnadsfritt till de aktieägare som begär det och därvid uppger sin postadress.

Behandling av personuppgifter

För information om hur dina personuppgifter behandlas i samband med årsstämman hänvisas till den integritetspolicy som finns tillgänglig på Euroclears hemsida: https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf

April 2024
Freja eID Group AB (publ)
Styrelsen