KALLELSE TILL ÅRSSTÄMMA I EXALT AB (publ)

KALLELSE TILL ÅRSSTÄMMA I EXALT AB (publ) Aktieägarna i Exalt AB (publ), org.nr 556634-1300 (”Bolaget”), kallas härmed till årsstämma torsdagen den 28 maj 2020 kl. 13.00. Bolagsstämman kommer att hållas i Bolagets lokaler på Hallonbergsplan 5 i Sundbyberg*. INFORMATION MED ANLEDNING AV COVID-19 Med anledning av den pågående smittspridningen av coronaviruset avser styrelsen att möjliggöra för aktieägare att utöva sin rösträtt vid årsstämman genom att poströsta på förhand, enligt insamling av aktieägares röster genom poströstning 3 § lagen (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor. Formulär för poströstning kommer att finnas tillgängligt på Bolagets web (www.exalt.se)  senast tre veckor före stämman. För aktieägare som känner sig oroliga för smittspridning av coronaviruset, tillhör en riskgrupp eller som kan ha utsatts för smitta, uppmanar vi er att inte delta fysiskt vid stämman utan att delta via ombud alternativt rösta genom poströstning. Som en försiktighetsåtgärd för att minska risken för spridning av coronaviruset, har styrelsen för Exalt AB (publ) beslutat att begränsa planerade anföranden till ett minimum och att ingen förtäring och dryck kommer att serveras. Deltagande av både styrelseledamöter, bolagsledning och antalet närvarande icke-aktieägare kommer att begränsas, med målsättning att årsstämman blir kort och effektiv för att minska risken för smittspridning. *Beroende på antalet anmälda aktieägare kan tid och plats för stämman ändras för att möjliggöra lämpligt avstånd mellan stämmans deltagare i syfte att minska risken för smittspridning.   RÄTT ATT DELTA VID STÄMMAN M.M. Aktieägare som vill delta på bolagsstämman ska dels vara registrerad i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken på avstämningsdagen fredag den 22 maj 2020 dels senast kl 13.00 fredag den 22 maj 2020 anmäla sig för deltagande på bolagsstämman hos Bolaget via e-post till [email protected] eller per brev till Exalt AB (publ), Hallonbergsplan 5, 174 52 SUNDBYBERG. Vid anmälan ska uppges namn, person- eller organisationsnummer och antal aktier som företräds samt ska eventuella biträden anmälas. Vid denna kallelse finns det totalt 54 047 414 aktier och lika många röster i Bolaget.   OMBUD, FULLMAKT, M.M. Aktieägare som inte personligen kan närvara vid bolagsstämman får utse ett eller flera ombud. Aktieägare ska i sådana fall utfärda en skriftlig, daterad och undertecknad fullmakt för varje ombud. Fullmakt i original ska postas till Bolaget och vara Bolaget tillhanda senast fredagen 22 maj 2020. Den som företräder juridisk person ska även bifoga kopia av registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandlingar som utvisar behöriga firmatecknare. Fullmaktsformulär finns tillgängligt att ladda ner på bolagets hemsida senast tre veckor före stämman.   FÖRVALTARREGISTRERADE AKTIER Aktieägare som har sina aktier förvaltarregistrerade måste, för att äga rätt att delta i årsstämman, begära att tillfälligt införas i aktieboken hos Euroclear Sweden AB i eget namn. Sådan inregistrering, så kallad rösträttsregistrering, måste vara verkställd fredagen den 22 maj 2020, vilket innebär att aktieägare i god tid före detta datum måste underrätta förvaltaren härom.   FÖRSLAG TILL DAGORDNING 1. Stämmans öppnande 2. Val av ordförande vid stämman 3. Upprättande och godkännande av röstlängd 4. Val av en eller två justeringsmän 5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad 6. Godkännande av dagordning 7. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse samt koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse 8. Beslut om a. Fastställande av Bolagets och koncernens resultat-och balansräkning b. Disposition av Bolagets vinst eller förlust c. Ansvarsfrihet för Bolagets styrelseledamöter och verkställande direktör 9. Fastställande av styrelse-och revisorsarvode 10. Fastställande av antal styrelseledamöter och styrelsesuppleanter 11. Val av styrelseledamöter och revisor 12. Val av valberedning 13. Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare 14. Beslut om ändring av teckningsoptionsvillkor för serie 2015/2017 (TO1) 15. Beslut om emissionsbemyndigande för styrelsen 16. Stämmans avslutande   FÖRSLAG TILL BESLUT Punkt 9-12 Fastställande av styrelse-och revisorsarvode, Fastställande av antal styrelseledamöter och styrelsesuppleanter samt Val av styrelseledamöter och revisor    Valberedningen föreslår att · styrelsearvode utgår med oförändrat 375 000 kr att fördelas inom styrelsen och att ersättning till revisorn ska utgå enligt godkänd löpande räkning. · antalet ordinarie styrelseledamöter ska vara fyra personer utan suppleanter. · Karin Sten, Åsa Holmström, Fredrik Armandt och Peter Nesz omväljs för nästa period fram till årsstämman 2021. Karin Sten föreslås till styrelsens ordförande. · omval sker av revisionsbolaget Grant Thornton Sweden AB med huvudansvarig revisor Joakim Söderin för tiden fram till årsstämman 2021. · Thomas Flinck, Johan Stenman och Karin Sten väljs till valberedning. Punkt 13 Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om följande riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare, innebärande att löner och andra ersättningsvillkor skall vara marknadsmässiga på så sätt att Bolaget kan rekrytera och bibehålla kompetent personal. Ledande befattningshavare avser de personer som utgör Bolagets koncernledning. Utöver fast lön kan ledningen även erhålla rörlig ersättning, vilket skall innehålla ett förutbestämt tak och vara baserad på Bolagets ekonomiska utfall i förhållande till i förväg uppställda resultatmål. Den totala kostnaden för fast och rörlig ersättning ska varje år bestämmas till ett belopp som inkluderar företagets alla ersättningskostnader, vilket möjliggör för ledande befattningshavare att allokera delar av sin fasta och rörliga ersättning till andra förmåner, till exempel pensionsförmåner. Vid uppsägning från Bolagets sida kan det finnas rätt till avgångsvederlag, vilket i sådana fall skall ha ett förutbestämt tak. Styrelsen skall äga rätt att frångå ovanstående riktlinjer om styrelsen bedömer att det i ett enskilt fall finns särskilda skäl som motiverar det. Punkt 14 Beslut om förlängning av teckningsperioden för teckningsoptioner serie 2015/2017 (TO1) Garanterna i genomförd företrädesemission 2015 erhöll sin ersättning i form av 8 758 089 teckningsoptioner i serie 2015/2017 (TO1). Teckningsoptionerna medförde rätt att teckna en (1) ny aktie i Bolaget under perioden 1 januari – 31 december 2017 för 2,28 kr per nytecknad aktie. Villkoren beslutades att ändras vid årsstämman 2017 så att dels teckningskursen sattes till 1,60 kr per aktie, dels att teckningsperioden förlängdes till den 31 december 2018. Övriga villkor förblev oförändrade. Vid årsstämman 2018 respektive 2019 beslutades att förlänga teckningsperioden med ett år, vilket innebär att teckningsperioden för TO1 gäller till den 31 december 2020. Teckningsperioden föreslås nu förlängas till den 31 december 2021 med i övrigt oförändrade villkor (alltså samma teckningskurs 1,60 kr) Vid fullt utnyttjande av optionerna skulle Bolaget tillföras 14,0 Mkr. Utspädningseffekten, utifrån antalet aktier vid kallelsens avgivande, motsvarar vid maximal inlösen 13,9%. Styrelsen anser inte att en förlängning av teckningstiden innebär att väsentlig nackdel uppstår vare sig för teckningsoptionsinnehavarna eller för de befintliga aktieägarna i Bolaget. Styrelsen föreslår att styrelsen, eller den styrelsen utser, bemyndigas att vidta de formella justeringar av beslutet som kan visa sig nödvändiga i samband med registreringen. För giltigt beslut av årsstämman fordras att beslutet biträds av samma majoritet som vid beslutet att anta teckningsoptionsvillkoren, innebärande att aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna. Punkt 15 Beslut om emissionsbemyndigande för styrelsen Styrelsen föreslår att årsstämman bemyndigar Bolagets styrelse att, för tiden intill nästa stämma, vid ett eller flera tillfällen, med eller utan avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt, besluta om nyemission av aktier eller emission av teckningsoptioner och/eller konvertibler till marknadsmässiga villkor. Betalning får ske kontant, genom apport eller kvittning. Styrelsen föreslår även att styrelsen, eller den styrelsen utser, bemyndigas att vidta de justeringar av beslutet i denna punkt som kan visa sig nödvändiga i samband med registrering hos Bolagsverket.   HANDLINGAR Fullständiga förslag till beslut samt fullmaktsformulär hålls tillgängliga hos Bolaget samt på Bolagets webbplats www.exalt.se. Kopior av handlingarna kommer att utan kostnad sändas till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress. Aktieägarna har även rätt att vid stämman begära upplysningar som 7 kap 32 § aktiebolagslagen stadgar. .  .  . Stockholm i april 2020 Exalt AB (publ) Styrelsen Om Exalt AB (publ) Exalt är genom dotterbolaget Exalt Network en helhetsleverantör av kommunikationslösningar för företag, stadsnät, operatörer, myndigheter och organisationer. Bolaget är ledande inom design, installation, drift och underhåll av kommunikationsnät på såväl aktiv som passiv nivå. Affärsidén baseras på att upprätthålla en stark position på marknaden när det gäller hög kompetens, leveranskvalitet och kostnadseffektivitet. Exalt är kvalitets- och miljöcertifierat enligt ISO 9001/14001 och certifierat för Robust Fiber. Bolaget är sedan 2005 noterat på Spotlight Stock Market (kortnamn EXALT). Se vidare www.exalt.se. ------------------------------------------------------------ Denna information skickades av Cision http://news.cision.com/se https://news.cision.com/se/exalt/r/kallelse-till-arsstamma-i-exalt-ab--publ-,c3094351 Följande filer finns att ladda ned: https://mb.cision.com/Main/11547/3094351/1233895.pdf KALLELSE TILL ÅRSSTÄMMA I EXALT AB (publ) 28 maj 2020