Kallelse till årsstämma i Ependion AB

Aktieägarna i Ependion AB (publ) kallas till årsstämma tisdagen den 14 maj 2024 kl. 15.00 på High Court, Malmöhusvägen 1, i Malmö. Inregistrering sker från kl. 14.00. 

Styrelsen har beslutat att aktieägarna ska kunna utöva sin rösträtt genom poströstning i enlighet med reglerna i bolagsordningen. Det kommer också finnas möjlighet att följa årsstämman online, på www.ependion.com, dock utan möjlighet att rösta eller ställa frågor. Det krävs ingen registrering för att följa årsstämman online. 

Efter stämmans avslut bjuds deltagarna på en enklare förtäring. Material från stämman, såsom VD Jenny Sjödahls anförande, kommer dagen efter stämman att finnas tillgängligt på www.ependion.com.
 

Anmälan och deltagande

Deltagande i stämmolokalen

Aktieägare som önskar närvara i stämmolokalen personligen eller genom ombud ska 

• vara införd som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB framställda aktieboken avseende förhållandena den 3 maj 2024, och
• ha anmält sitt deltagande genom post till Computershare AB, Box 5267, 102 46 Stockholm (märk kuvertet med ”Ependion AGM”), per telefon till +46 (0)771 24 64 00 (vardagar mellan kl 9.00 och 16.00), med e-post till [email protected] eller elektroniskt på bolagets hemsida www.ependion.com senast den 7 maj 2024.

Vid anmälan ska aktieägaren uppge namn, personnummer/organisationsnummer, adress och telefonnummer samt biträdes namn. Aktieägare eller ombud för aktieägare får medföra högst två biträden. Biträde får medföras endast om aktieägaren anmäler detta. 

Om aktieägaren företräds genom ombud, ska en skriftlig och daterad fullmakt undertecknad av aktieägaren utfärdas för ombudet. Om fullmakten utfärdats av en juridisk person ska registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandlingar bifogas. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på bolagets hemsida www.ependion.com och skickas till aktieägare som så begär. 

Den som vill närvara i stämmolokalen personligen eller genom ombud, måste anmäla detta enligt punkten ovan. Det innebär att en anmälan genom endast poströstning enligt nedan inte räcker för den som vill närvara i stämmolokalen.

För att underlätta registreringen vid stämman bör fullmakt samt registreringsbevis och andra behörighetshandlingar vara bolaget tillhanda under ovanstående adress senast den 7 maj 2024. 

Deltagande genom poströstning

Aktieägare som önskar delta i stämman genom poströstning ska 

• vara införd som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB framställda aktieboken avseende förhållandena den 3 maj 2024, och
• senast den 7 maj 2024 anmäla sig genom att avge sin poströst enligt anvisningarna nedan så att poströsten är Computershare AB tillhanda senast den dagen. 

För poströstning ska ett särskilt formulär användas. Formuläret finns tillgängligt på Ependions hemsida www.ependion.com. Ifyllda och signerade poströstningsformulär skickas till Computershare med post till Computershare AB, Box 5267, 102 46 Stockholm (märk kuvertet med ”Ependion AGM”) eller med e-post till [email protected]. Fullständiga formulär måste vara Computershare tillhanda senast den 7 maj 2024. Aktieägare kan även avge poströst elektroniskt genom verifiering med BankID via bolagets hemsida www.ependion.com. Aktieägaren får inte förse poströsten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är rösten ogiltig. Ytterligare anvisningar framgår av poströstningsformuläret.

Om aktieägaren poströstar genom ombud ska undertecknad och daterad fullmakt biläggas formuläret. Om aktieägaren är en juridisk person ska kopia av registreringsbevis, eller om sådan handling inte finns, motsvarande behörighetshandling bifogas. Fullmaktsformulär hålls tillgängligt på bolaget och på bolagets hemsida www.ependion.com. Om aktieägare poströstat, och därefter deltar i stämmolokalen personligen eller genom ombud, är poströsten fortsatt giltig så länge aktieägaren inte deltar i en omröstning under stämman eller annars återkallar avgiven poströst. Om aktieägaren deltar i en omröstning kommer avgiven röst att ersätta tidigare inskickad poströst på den punkten.    

Den som vill närvara i stämmolokalen personligen eller genom ombud, måste anmäla detta enligt instruktionerna under rubriken Deltagande i stämmolokalen ovan. Det innebär att en anmälan genom endast poströstning inte räcker för den som vill närvara i stämmolokalen. 

Förvaltarregistrerade aktier 

Aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier måste, förutom att anmäla sig till stämman, låta inregistrera aktierna i eget namn så att aktieägaren blir upptagen i aktieboken senast den 3 maj 2024, för att få rätt att delta i årsstämman. Sådan omregistrering kan vara tillfällig (s.k. rösträttsregistrering) och begärs hos förvaltaren enligt förvaltarens rutiner i sådan tid som förvaltaren bestämmer. Rösträttsregistreringar som gjorts av förvaltaren senast den 7 maj 2024 kommer att beaktas vid framställningen av aktieboken.  

Aktieägares rätt till upplysningar 

Styrelsen och verkställande direktören ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, vid årsstämman lämna upplysningar om dels för-hållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, dels förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation, dels bolagets förhållande till annat koncernföretag.

Förslag till dagordning

1. Stämmans öppnande. 
2. Val av ordförande vid stämman.
3. Upprättande och godkännande av röstlängd.
4. Godkännande av dagordning.
5. Val av två justeringspersoner.
6. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad.
7. Anförande av verkställande direktören.
8. Framläggande av Års- och Hållbarhetsredovisningen (inklusive resultaträkningen, balansräkningen, koncernresultaträkningen, koncernbalansräkningen och revisionsberättelsen).
9. Beslut om
   a) fastställelse av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen,
   b) dispositioner beträffande bolagets vinst enligt den fastställda balansräkningen och avstämningsdag
   c) ansvarsfrihet åt styrelseledamöterna och verkställande direktören.  
10. Beslut om
    a) godkännande av styrelsens ersättningsrapport för 2023 och 
    b) riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare.    
11. Beslut om antal styrelseledamöter. 
12. Beslut om arvoden åt styrelsen och revisorerna.
13. Val av styrelse och styrelseordförande.
14. Val av revisor.
15. Beslut om bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om nyemission.
16. Beslut om (A) inrättande av ett långsiktigt aktiebaserat incitamentsprogram (LTI 2024/2027) och (B) säkringsåtgärder innefattande beslut om (1) bemyndigande för styrelsen att besluta om riktad emission av C-aktier (2) bemyndigande för styrelsen att återköpa emitterade C-aktier samt (3) överlåtelse av egna stamaktier till deltagare i LTI 2024/2027. 
17. Beslut om bemyndigande för styrelsen att överlåta egna stamaktier. 
18. Stämmans avslutande.
      

Malmö i april 2024

Styrelsen
Ependion AB
Org.nr 556025-1851