Kallelse till årsstämma i engcon AB

Styrelsen har, i enlighet med engcons bolagsordning, beslutat att aktieägarna ska kunna utöva sin rösträtt även genom poströstning före årsstämman.

RÄTT ATT DELTA OCH ANMÄLAN

Aktieägare som önskar delta i årsstämman ska

dels vara införd som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken per tisdagen den 23 april 2024,

dels anmäla sitt deltagande vid stämman senast torsdagen den 25 april 2024. Anmälan om deltagande kan ske skriftligen till Bolaget på adress engcon AB, ”Årsstämma”, c/o Euroclear Sweden AB, Box 191, 101 23 Stockholm, per telefon 08-402 91 33 vardagar mellan klockan 09.00 och 16.00 eller på Bolagets webbplats, www.engcongroup.com. Vid anmälan vänligen uppge namn eller företagsnamn, personnummer eller organisationsnummer, adress och telefonnummer dagtid. För anmälan av biträden gäller anmälningsförfarande enligt ovan.

Aktieägare som vill utnyttja möjligheten till poströstning ska göra detta enligt instruktionerna under rubriken ”Poströstning” nedan. Vid sådan poströstning behöver någon ytterligare anmälan inte ske.

FÖRVALTARREGISTRERADE AKTIER

För att ha rätt att delta i årsstämman måste en aktieägare som har låtit förvaltarregistrera sina aktier, förutom att anmäla sig till stämman, låta registrera aktierna i eget namn så att aktieägaren blir införd i aktieboken per den 23 april 2024. Sådan registrering kan vara tillfällig (s.k. rösträttsregistrering) och begärs hos förvaltaren enligt förvaltarens rutiner i sådan tid i förväg som förvaltaren bestämmer. Framställningen av aktieboken per avstämningsdagen tisdagen den 23 april 2024 kommer att beakta rösträttsregistreringar som gjorts senast torsdagen den 25 april 2024.

OMBUD M.M.

Aktieägare som önskar närvara i stämmolokalen personligen eller genom ombud har rätt att medföra ett eller två biträden. Aktieägare som önskar medföra biträde ska uppge detta i samband med anmälan. Aktieägare som företräds genom ombud ska utfärda skriftlig och daterad fullmakt för ombudet. Om fullmakten utfärdats av juridisk person ska kopia av registreringsbevis, eller om sådan handling inte finns, motsvarande behörighetshandling bifogas. För att underlätta registreringen vid stämman bör fullmakt samt registreringsbevis och andra behörighetshandlingar vara Bolaget tillhanda under ovanstående adress i god tid före årsstämman. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på Bolagets webbplats, www.engcongroup.com.

POSTRÖSTNING

För poströstning ska ett särskilt formulär användas. Formuläret finns tillgängligt på engcons webbplats, www.engcongroup.com. Poströstningsformuläret gäller som anmälan till bolagsstämman.

Det ifyllda formuläret måste vara Euroclear Sweden AB tillhanda senast torsdagen den 25 april 2024. Det ifyllda formuläret ska skickas till engcon AB, "Årsstämma", c/o Euroclear Sweden AB, Box 191, 101 23 Stockholm. Ifyllt formulär får även inges elektroniskt. Elektroniskt ingivande kan ske antingen genom signering med BankID enligt instruktioner på https://anmalan.vpc.se/euroclearproxy eller genom att det ifyllda formuläret skickas med e-post till [email protected] (med referens "engcon Årsstämma 2024"). Om aktieägare poströstar genom ombud ska fullmakt biläggas formuläret. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på Bolagets hemsida, www.engcongroup.com. Om aktieägaren är en juridisk person ska registreringsbevis eller annan behörighetshandling biläggas formuläret. Aktieägaren får inte förse poströsten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är rösten (dvs. poströstningen i sin helhet) ogiltig. Ytterligare anvisningar och villkor framgår av poströstningsformuläret.


FÖRSLAG TILL DAGORDNING
1. Öppnande av stämman
2. Val av ordförande vid stämman
3. Upprättande och godkännande av röstlängd
4. Val av en eller två justeringspersoner att justera protokollet
5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
6. Godkännande av dagordning
7. Anförande av den verkställande direktören
8. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse samt koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse
9. Beslut:
a) om fastställelse av resultaträkning och balansräkning samt koncernresultaträkning och koncernbalansräkning,
b) om dispositioner beträffande vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen samt vid utdelning, fastställande av avstämningsdag för denna, och
c) om ansvarsfrihet åt styrelseledamöter och verkställande direktören för räkenskapsåret 2023
10. Framläggande av ersättningsrapport för godkännande
11. Beslut om antalet styrelseledamöter och revisorer
12. Beslut om arvoden åt styrelseledamöter och revisorer
13. Val av styrelseledamöter, styrelseordförande och revisorer
14. Beslut om ändring av bolagsordningen
15. Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om nyemission av B-aktier
16. Stämmans avslutande

BESLUTSFÖRSLAG

Val av ordförande vid stämman (punkt 2)

Valberedningen föreslår att styrelsens ordförande Annika Bäremo ska utses till ordförande vid stämman.

Beslut om dispositioner beträffande vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen samt vid utdelning, fastställande av avstämningsdag för denna (punkt 9 b)

Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om utdelning till aktieägarna om totalt 0,94 kronor per aktie att utbetalas vid två tillfällen. Som avstämningsdag för den första utbetalningen om 0,47 kronor per aktie föreslår styrelsen den 6 maj 2024 och för den andra utbetalningen om 0,47 kronor per aktie föreslås den 1 oktober 2024. Om årsstämman beslutar i enlighet med förslaget beräknas den första delen av utdelningen kunna utsändas av Euroclear Sweden AB den 10 maj 2024 och den andra delen den 4 oktober 2024.

Framläggande av ersättningsrapport för godkännande (punkt 10)

Styrelsen föreslår att stämman godkänner rapporten över ersättningar till verkställande direktören och styrelsen för räkenskapsåret 2023.

Beslut om antalet styrelseledamöter och revisorer (punkt 11)

Valberedningen föreslår att styrelsen, för tiden till slutet av nästa årsstämma, oförändrat ska bestå av fem stämmovalda styrelseledamöter utan suppleanter.

Valberedningen föreslår att Bolaget ska ha en revisor utan suppleant.

Beslut om arvoden åt styrelseledamöter och revisorer (punkt 12)

Valberedningen föreslår att arvode till styrelseledamöter ska utgå, för tiden till slutet av nästa årsstämma, med 525 000 kronor till styrelsens ordförande (tidigare 500 000 kronor) och med 262 500 kronor till var och en av de övriga ledamöterna (tidigare 250 000 kronor). Vidare föreslås att för arbete i revisionsutskottet ska ett årligt arvode utgå med 105 000 kronor till utskottets ordförande (tidigare 100 000 kronor) samt med 52 500 kronor till var och en av de övriga ledamöterna (tidigare 50 000 kronor). För arbete i ersättningsutskottet föreslås att årligt arvode ska utgå med 42 000 kronor till utskottets ordförande (tidigare 40 000 kronor) samt med 26 250 kronor till var och en av de övriga ledamöterna (tidigare 25 000 kronor).

Valberedningen föreslår att arvode till revisorn ska utgå med belopp enligt godkänd räkning.

Val av styrelseledamöter, styrelseordförande och revisorer (punkt 13)

Valberedningen föreslår att Annika Bäremo, Anna Stålenbring, Monica Engström och Stig Engström omväljs till styrelseledamöter. Valberedningen föreslår nyval av Peter Hofvenstam som styrelseledamot. Valberedningen föreslår omval av Annika Bäremo som styrelseordförande.

Information om föreslagna styrelseledamöter finns på Bolagets hemsida, www.engcongroup.com.

Valberedningen föreslår omval av det registrerade revisionsbolaget Deloitte AB till revisor för tiden till slutet av nästa årsstämma. Valberedningens förslag överensstämmer med revisionsutskottets rekommendation.

Deloitte AB har låtit meddela att, för det fall valberedningens förslag till revisor också blir stämmans val, auktoriserade revisorn Harald Jagner kommer att utses som huvudansvarig revisor.

Beslut om ändring av bolagsordningen (punkt 14)

Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar att bolagsordningen kompletteras med bestämmelser som möjliggör för Bolaget att hålla digitala bolagsstämmor enligt det förfarande som anges i 7 kap. 15 § aktiebolagslagen samt att styrelsen får besluta att den som inte är aktieägare i Bolaget ska, på de villkor som styrelsen bestämmer, ha rätt att närvara eller på annat sätt följa förhandlingarna vid bolagsstämma. De föreslagna ändringarna framgår nedan.

Bakgrunden till förslaget att införa en möjlighet för Bolaget att hålla digitala bolagsstämmor är följande. Bolaget har beaktat vad som följer av Svensk kod för bolagsstyrning och den syn i frågan som lyfts fram av institutionella ägare. Bolaget har för avsikt att fortsätta hålla bolagsstämmor på fysisk plats, men för att ge Bolaget bästa möjliga förutsättningar att säkerställa möjlighet till deltagande i varje given situation, inte minst med hänsyn till att bolagsstämma i regel hålls i Strömsund i Jämtland, anser Bolaget att det mest fördelaktiga för aktieägarna är att Bolaget även har möjlighet att hålla digitala bolagsstämmor utan fysiskt deltagande.

Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om nyemission av B-aktier (punkt 15)

Styrelsen föreslår att årsstämman bemyndigar styrelsen att, vid ett eller flera tillfällen för tiden intill slutet av nästa årsstämma, med eller utan avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt, fatta beslut om nyemission av B-aktier, i den mån sådan emission kan ske utan ändring av bolagsordningen. Det totala antalet B-aktier som emitteras med stöd av bemyndigandet får inte innebära en utspädning om mer än 10 procent av det totala antalet aktier i Bolaget vid tidpunkten för årsstämman 2024, räknat efter fullt utnyttjande av det föreslagna bemyndigandet. Nyemission med stöd av bemyndigandet ska ske till marknadsmässig teckningskurs och betalning ska kunna ske kontant, med apportegendom eller genom kvittning.

Syftet med bemyndigandet och skälet till eventuell avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt är att kunna genomföra företagsförvärv som är viktiga för Bolagets verksamhet och därvid använda Bolagets aktie som betalningsmedel.

SÄRSKILDA MAJORITETSKRAV

För giltiga beslut enligt punkterna 14 och 15 ska förslagen biträdas av aktieägare representerande minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de aktier som är företrädda vid stämman.

BEMYNDIGANDE

Verkställande direktören, eller den verkställande direktören utser, ska ha rätt att besluta om de mindre ändringar i stämmans beslut som kan erfordras i samband med registrering av besluten vid Bolagsverket eller på grund av andra formella krav.

HANDLINGAR

Valberedningens motiverade yttrande samt information om föreslagna styrelseledamöter hålls tillgängliga på Bolagets webbplats, www.engcongroup.com. Redovisningshandlingar, revisionsberättelse och övriga handlingar som ska finnas tillgängliga enligt aktiebolagslagen och Svensk kod för bolagsstyrning kommer att finnas tillgängliga senast från och med den 11 april 2024 hos Bolaget och på Bolagets webbplats, www.engcongroup.com, och skickas genast och utan kostnad för mottagaren till de aktieägare som begär det och uppger sin post- eller e-postadress. Handlingarna kommer dessutom att finnas tillgängliga på stämman.

ANTAL AKTIER OCH RÖSTER

Det totala antalet aktier i Bolaget vid tidpunkten för utfärdandet av kallelsen är 151 788 000 aktier fördelade på 35 344 778 A-aktier och 116 443 222 B-aktier. Varje A-aktie berättigar till tio röster och varje B-aktie berättigar till en röst. Bolaget innehar vid tidpunkten för utfärdandet av kallelsen inga egna aktier.

AKTIEÄGARES RÄTT ATT ERHÅLLA UPPLYSNINGAR

Aktieägare har rätt att på stämman, om styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för Bolaget, erhålla upplysningar från styrelsen och verkställande direktören om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, förhållanden som kan inverka på bedömningen av Bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation och Bolagets förhållande till annat koncernföretag samt koncernredovisningen. Aktieägare som vill skicka in frågor i förväg kan göra det skriftligen till engcon AB, Godsgatan 6, 833 36 Strömsund eller per e-post till [email protected].

BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

För information om hur personuppgifter behandlas, vänligen se https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.

____________
Strömsund i mars 2024
engcon AB
Styrelsen