Kallelse till årsstämma i BPC Instruments AB / Notice to the Annual General Meeting in BPC Instruments AB

N.B. The English text is an unofficial translation of the notice to the Annual General Meeting in BPC Instruments AB, originally drafted in Swedish. In case of any discrepancies between the Swedish original and this translation, the Swedish version shall prevail.

Aktieägarna i BPC Instruments AB, org.nr. 556687-2460, kallas härmed till årsstämma tisdagen den 28 maj 2024 kl. 16:00, i bolagets lokaler på Mobilvägen 10, 223 62 Lund och även digitalt via LegiMeet.

/ The shareholders of BPC Instruments AB, reg.no. 556687-2460, are hereby invited to attend the Annual General Meeting on Thuesday, May 28th 2024 at 4 p.m., at the company’s premises at Mobilvägen 10, 223 62 Lund and digitally through LegiMeet. 

Rätt att delta och anmälan / Right to participate and notification

Aktieägare som önskar delta i bolagsstämman ska

• vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken måndagen den 20 maj 2024, och
• anmäla sig till bolaget senast onsdagen den 22 maj skriftligen per e-post till [email protected]. I anmälan bör uppges fullständigt namn, person- eller organisationsnummer, aktieinnehav, adress, telefonnummer dagtid samt bör i förekommande fall, uppgift om ställföreträdare, eller biträde (högst 2) lämnas. Anmälan bör i förekom-mande fall åtföljas av fullmakter, registreringsbevis och andra behörighetshandlingar.

/ Shareholders who wish to participate in the General Meeting must:

• be entered in the share register maintained by Euroclear Sweden AB on Monday 20th May 2024, and
• notify the company no later than Wednesday, 22nd May 2024, in writing by e-mail to [email protected].  The notification should state the full name, personal or corporate identity number, shareholding, address, tele-phone number during the day and, where applicable, information about the representative, or assistant (maxi-mum 2) should be provided. The notification should be accompanied, where appropriate, by powers of attor-ney, certificates of registration and other documents of competence.

Förvaltarregistrerade aktier / Nominee registered shares

Den som låtit förvaltarregistrera sina aktier måste, för att ha rätt att delta i årsstämman, genom förvaltares försorg låta registrera aktierna i eget namn, så att vederbörande är registrerad i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken per avstämningsdagen måndagen den 20 maj 2024. Sådan registrering kan vara tillfällig (s.k. rösträttsregistrering). Aktieägare som önskar registrera aktierna i eget namn måste, i enlighet med respektive förvaltares rutiner, begära att förvaltaren gör sådan rösträttsregistrering. Rösträttsregistrering som av aktieägare har begärts i sådan tid att registreringen har gjorts av relevant förvaltare senast onsdagen den 22 maj 2024 kommer att beaktas vid framställningen av aktieboken.

/ In order to be entitled to participate in the Annual General Meeting, a person whose shares are registered in the name of a nominee must have the shares registered in their own name so that they are registered in the share register maintained by Euroclear Sweden AB as of the record date on Monday 20th May 2024. Such registration may be temporary (so-called voting rights registration). Shareholders who wish to register the shares in their own name must, in accordance with the respective nominee's routines, request that the nominee make such voting rights registration. Voting rights registration that has been requested by shareholders in such time that the registration has been made by the relevant nominee no later than Wednesday 22nd May 2024 will be taken into account in the preparation of the share register.

Ombud m.m. / Proxy etc.

Om aktieägare ska förhandsrösta genom ombud måste skriftlig, daterad och av aktieägaren undertecknad fullmakt biläggas formuläret. Fullmakten får inte vara äldre än ett år, om inte längre giltighetstid angivits (högst fem år). Om fullmakten utfärdats av juridisk person ska aktuellt registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling för den juridiska personen också biläggas. Fullmaktsformulär hålls tillgängligt på bolagets hemsida www.bpcinstruments.com och skickas med post till aktieägare som kontaktar bolaget och uppger sin adress.

/ If a shareholder wishes to exercise their vote through a proxy, a written power of attorney, dated and signed by the shareholder, must be attached to the postal vote. The power of attorney may not be older than one year, unless a longer validity period has been specified (maximum five years). If the power of attorney form is issued by a legal person, the current registration certificate or equivalent authorization document for the legal person must also be attached. A form for power of attorney is available on the company's website www.bpcinstruments.com and are sent by post to shareholders who contact the company and state their address.

Hybridevent – där alla behöver logga in / Hybrid event - where everyone needs to login
Stämman genomförs i både fysiskt och digitalt format. Det går att delta både på plats i Lund och via en digital plattform. Hybridupplägget innebär att samtliga deltagare, även de som finns på plats i Lund, behöver logga in i den digitala plattformen.

Man behöver vara inloggad för att kunna rösta på stämman. Detta innebär att alla deltagare på plats i Lund bör ha med sig en smartphone, surfplatta eller laptop.

För den digitala plattformen svarar Legimeet.

/ The meeting is held in both physical and digital format. It is possible to participate both on site in Lund and via a digital platform. The hybrid setup means that all participants, even those who are on site in Lund, need to log in to the digital platform.

You need to be logged in to be able to vote at the meeting. This means that all participants on site in Lund should to bring a smartphone, tablet, or laptop.

Legimeet is responsible for the digital platform.

Inloggning / Login
Inloggning till bolagsstämman öppnar kl. 14.00 den 28 maj 2024. Aktieägare som önskar delta vid bolagsstämman bör logga in god tid före, dock senast kl. 16.00 den 28 maj 2024. Observera att efter det att bolagsstämman inletts kl. 16.00 den 28 maj 2024 går det inte längre att logga in för att delta i och rösta vid bolagsstämman.

/ Login to the annual general meeting, AGM opens at 14:00 on 28 May 2024. Shareholders who wish to participate in the AGM should log in well before, but no later than 16:00 on 28 May 2024. Please note that after the meeting has started at 16:00 on 28 May 2024 it is no longer possible to log in to participate in and vote at the AGM.

Åtkomst till bolagsstämman / Access to the AGM
Webbplatsen, www.legimeet.com/bpc2024 nås via internet genom de flesta webbläsare (Chrome rekommenderas) via en dator eller surfplatta med internetanslutning, kamera och mikrofon. Identifiering sker via Bank-ID. Vänligen säkerställ att din webbläsare är kompatibel för åtkomst till webbplatsen och att internetuppkoppling tillåter att visa video i webbläsare samt att du har en stabil nätverksförbindelse under hela bolagsstämmans förlopp. Stäng ned andra videochattar som till exempel Zoom, Teams osv. när du kopplar upp dig till bolagsstämman för att förhindra störningar.

/ The website, www.legimeet.com/bpc2024 is accessed via the internet through most browsers (Chrome is recommended) via a smartphone, computer or tablet with an internet connection, camera and microphone. Please ensure that your browser is compatible to access the website and that your internet connection allows viewing video in browsers and that you have a stable network connection throughout the duration of the general meeting. Shut down other video chats such as Zoom, Teams, etc. when you connect to the general meeting to prevent interference.

Inloggning till bolagsstämman

1. Gå in på följande länk: www.legimeet.com/bpc2024
2. Registrera dig hos Twebcast (Legimeets plattformsleverantör) genom att:

1. Fylla i din e-postadress.
2. Acceptera villkor för hantering av personuppgifter i Twebcast (plattformsleverantören).
3. Fyll i den 4-siffriga kod som du får skickad till din e-post.
4. Ta dig vidare till bolagsstämman genom att: Klicka på ”Verify” och seden på ”Log in”.
5. Acceptera villkor för hantering av personuppgifter för bolagsstämman.

3. Identifiering med BankID

/ Login to the general meeting

1. Go to the following link: www.legimeet.com/bpc2024
2. Register with Twebcast (Legimeet's platform provider) by:

1. Fill in your email address.
2. Accept terms for handling personal data in Twebcast (the platform provider).
3. Enter the 4-digit code sent to your email.
4. Proceed to the meeting by: Clicking on "Verify" and then on "Log in".
5. Accept terms for handling personal data for the general meeting.

3. Identification with BankID

Antalet aktier och röster / The number of shares and votes

Antalet utestående aktier i bolaget uppgår vid tidpunkten för denna kallelse till 10 454 000 stycken. Bolaget innehar inga egna aktier.

/ The number of outstanding shares and votes in the company amounts to 10 454 000 at the time of this notice. The company holds no own shares.

Förslag till dagordning: / Proposed agenda:

1. Stämman öppnas.
2. Val av ordförande vid stämman.
3. Upprättande och godkännande av röstlängd.
4. Val av en eller två justeringspersoner.
5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad.
6. Godkännande av dagordningen.
7. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse.
8. Beslut
   1. 1. om fastställande av resultaträkning och balansräkning;
      2. om dispositioner beträffande bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen;
      3. om ansvarsfrihet åt styrelsens ledamöter och verkställande direktör.
9. Fastställande av antal styrelseledamöter och styrelsesuppleanter samt antal revisorer.
10. Fastställande av arvoden till styrelsen och revisor.
11. Val av styrelseledamöter och revisor.
12. Stämman avslutas.

/

1. The Annual General Meeting opens.
2. Election of a Chairman of the meeting.
3. Preparation and approval of voting list.
4. Election of one or two persons who shall certify the minutes of the meeting.
5. Determination of whether the meeting has been duly convened.
6. Approval of agenda.
7. Submission of the annual report and auditor's report.
8. Resolutions regarding:
   1. the adoption of the income statement and the balance sheet.
   2. the allocation of the company’s results in accordance with the adopted balance sheet.
   3. the discharge of the members of the Board of Directors and the managing director from liability.
9. Determination of the number of members of the Board of Directors and the number of auditors.
10. Determination of remuneration for members of the Board of Directors and auditors.
11. Election of the members of the Board of Directors and auditor.
12. The Annual General Meeting closes.

Beslutsförslag i korthet: / Decision proposals in brief:

Val av ordförande vid stämman (punkt 2) / Election of a Chairman of the meeting (paragraph 2)

Aktieägare har föreslagit att Gustaf Olsson utses att som ordförande leda årsstämman, eller vid dennes förhinder, den styrelsen istället anvisar.

/ Shareholders have proposed that Gustaf Olsson be appointed as Chairman of the Annual General Meeting, or in the event of his absence, the person appointed by the Board of Directors.

Upprättande och godkännande av röstlängd (punkt 3) / Preparation and approval of voting list (paragraph 3)

Den röstlängd som föreslås godkännas är den röstlängd som upprättats av bolaget, baserat på bolagsstämmoaktieboken, och kontrollerats av justeringspersonerna.

/ The voting list that is proposed to be approved is the voting list prepared by the company, based on the Annual General Meeting share register, and verified by the certifier.

Val av en eller två justeringspersoner (punkt 4) / Election of one or two persons who shall certify the minutes of the meeting (paragraph 4)

Styrelsen föreslår att Jing Liu, eller vid dennes förhinder, den eller de som styrelsen istället anvisar, till personer att justera protokollet. Justeringspersonernas uppdrag innefattar även att kontrollera röstlängden.

/ The Board of Directors proposes that Jing Liu, or in the event of his absence, the person or persons appointed by the Board of Directors, to persons to certify the minutes. The task also include checking the voting list.

Beslut om dispositioner beträffande bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen (punkt 8b) / Resolution regarding the allocation of the company’s results in accordance with the adopted balance sheet (paragraph 8b)

Styrelsen föreslår årsstämman att disponera över bolagets resultat enligt styrelsens förslag i årsredovisningen. Styrelsen föreslår vidare att ingen utdelning lämnas för räkenskapsåret 2023.

/ The Board of Directors proposes to the Annual General Meeting to dispose of the company's results in accordance with the Board's proposal in the Annual Report. The Board of Directors further proposes that no dividend be paid for the financial year 2023.

Fastställande av antal styrelseledamöter och styrelsesuppleanter samt antal revisorer och revisorssuppleanter (punkt 9) / Determination of the number of members, and deputy members, of the Board of Directors and the number of auditors and deputy auditors (paragraph 9)

Aktieägare har föreslagit att styrelsen ska bestå av fyra (4) ledamöter.

/ Shareholders have proposed that the Board of Directors shall consist of four (4) members.

Fastställande av arvoden till styrelsen och i förekommande fall styrelsesuppleant samt revisor och i förekommande fall revisorssuppleanter (punkt 10) / Determination of remunerations for members of the Board of Directors and auditors (paragraph 10)

Aktieägare har föreslagit att 60 000 kronor (exkl. sociala avgifter) ska utgå till styrelseledamot Anita Sindberg. Inget arvode ska utgå till övriga ledamöter.

/ Shareholders have proposed that SEK 60,000 (excluding social fees) shall be paid to board member Anita Sindberg. No remuneration is proposed for other members of the Board. 

Vidare har aktieägare föreslagit att arvode till revisor ska utgå enligt godkänd räkning i enlighet med sedvanliga debiteringsnormer. / Furthermore, shareholders have proposed that fees to the auditor shall be paid in accordance with approved invoices in accordance with customary billing standards.

Val av styrelseledamöter och i förekommande fall styrelsesuppleant samt revisor och i förekommande fall revisorssuppleanter (punkt 11) / Election of the members of the Board of Directors and auditor (paragraph 11)

Aktieägare föreslår omval av samtliga nuvarande ledamöter. Till styrelseordförande föreslås omval av Gustaf Olsson.

/ Shareholders have proposed re-election of all current Board members. Gustaf Olsson is proposed to be re-elected as Chairman of the Board.

Styrelsen föreslår att Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB, med den huvudansvarige revisorn Ola Bjärehäll, omväljs till bolagets revisor till slutet av den årsstämma som hålls nästa räkenskapsår.

/ The Board of Directors proposes that Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB, with the auditor in charge Ola Bjärehäll, be re-elected as the company's auditor until the end of the Annual General Meeting held next financial year.

Personuppgifter / Personal Data

Personuppgifter som hämtats från den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken, anmälan om deltagande vid stämman samt uppgifter om ställföreträdare, ombud och biträden kommer att användas för registrering, upprättande av röstlängd för stämman samt, i förekommande fall, stämmoprotokoll.

/ Personal data collected from the share register maintained by Euroclear Sweden AB, notification of attendance at the meeting and information about deputy, proxy and assistants will be used for registration, preparation of the voting list for the meeting and, where applicable, minutes of the meeting.

Övrigt / Other

Årsredovisningen jämte revisionsberättelsen för bolaget och koncernen, liksom fullständiga förslag till beslut samt fullmaktsformulär kommer att hållas tillgängliga på bolagets kontor Mobilvägen 10, 223 62 Lund samt på bolagets hemsida www.bpcinstruments.com senast tre veckor före bolagsstämman och skickas till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress.

/ The annual report and the auditor's report for the company and the group, as well as complete proposals for resolutions and proxy forms, will be available at the company's office Mobilvägen 10, 223 62 Lund and on the company's website www.bpcinstruments.com no later than three weeks before the general meeting and will be sent to shareholders who so request and state their postal address.

Aktieägare har rätt att lämna en skriftlig begäran om upplysningar i enlighet med 7 kap. 32 § aktiebolagslagen (2005:551). Begäran om sådan upplysning ska göras skriftligen till BPC Instruments AB, Mobilvägen 10, 223 62 Lund, eller per e-post till [email protected]. Upplysningarna lämnas genom att de hålls tillgängliga hos BPC Instruments AB, Mobilvägen 10, 223 62 Lund och på www.bpcinstruments.com. Upplysningarna skickas också inom samma tid till den aktieägare som har begärt dem och uppgett sin adress.

/ Shareholders have the right to submit a written request for information in accordance with Chapter 7. Section 32 of the Swedish Companies Act (2005:551). Requests for such information must be made in writing to BPC Instruments AB, Mobilvägen 10, 223 62 Lund, Sweden, or by e-mail to [email protected], The information is provided by being available at BPC Instruments AB, Mobilvägen 10, 223 62 Lund and at www.bpcinstruments.com. The information is also sent within the same time to the shareholder who has requested them and stated his address.

Lund i april 2024

Lund in April 2024

BPC Instruments AB

STYRELSEN

THE BOARD

För mer information, vänligen kontakta:

Jing Liu, VD, BPC Instruments

Tel: +46 (0) 46 16 39 51

E-mail: [email protected]

Om BPC Instruments AB

BPC Instruments är ett globalt svenskbaserat banbrytande teknikbolag som utvecklar och erbjuder analysinstrument som möjliggör en effektivare, tillförlitligare och mer högkvalitativ forskning och analys för industrier inom förnybar bioenergi och miljöbioteknik. Resultatet är inte enbart högre noggrannhet och precision, utan även en betydande minskning av tidsåtgång och arbetskraftsbehov för att utföra analyser. BPC Instruments innovativa produkter erbjuder högkvalitativ hård- och mjukvara som bygger på djup kunskap och erfarenhet inom områden där företaget är verksamt. Lösningarna är de första i sitt slag, vilket gör Bolaget till en pionjär inom sitt område. I dag exporterar BPC Instruments till nästan 70 länder runt om i världen. BPC är noterat på Spotlight Stock Market i Sverige. För mer information, besök BPC:s hemsida: www.bpcinstruments.com.