Kallelse till årsstämma i Botnia Exploration Holding AB (publ)

Aktieägarna i Botnia Exploration Holding AB (publ), org. nr. 556779–9969, kallas härmed till årsstämma fredagen den 23 april 2021.

Anmälan m.m.

Den som genom förhandsröstning önskar delta på bolagsstämman ska dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken den 15 april 2021, dels anmäla sin avsikt att delta till bolaget genom att avge förhandsröst enligt instruktionerna nedan senast den 22 april 2021.

Aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier måste, för att få delta på bolagsstämman, vara registrerad för aktierna i eget namn i aktieboken hos Euroclear Sweden AB (s.k. rösträttsregistrering) den 15 april 2021. Sådan rösträttsregistrering, som kan vara tillfällig, måste – för att kunna beaktas vid framställningen av bolagsstämmoboken – av aktieägaren begäras hos förvaltaren så att denne kan verkställa rösträttsregistreringen senast den 19 april 2021.

 

Förhandsröstning

Aktieägare kan utöva sin rösträtt vid bolagsstämman endast genom förhandsröstning (poströstning) enligt 22 § lagen (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor. För förhandsröstning ska ett särskilt formulär användas. Formuläret finns tillgängligt på bolagets webbplats, www.botniaexploration.com. Ingivande av formuläret enligt instruktionerna nedan gäller som anmälan till bolagsstämman.

Det ifyllda formuläret måste vara bolaget tillhanda senast den 22 april 2021 och skickas med posten till Botnia Exploration Holding AB (publ), ”Årsstämma”, Box 1113, Cylindervägen 18, 8 tr., 131 26 Nacka Strand, eller per e-post till [email protected].

Aktieägare får inte förse förhandsrösten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är förhandsrösten i sin helhet ogiltig. Ytterligare anvisningar och villkor framgår av formuläret.

Information om de av stämman fattade besluten avses offentliggöras den 23 april 2021 så snart utfallet av förhandsröstningen är slutligt sammanställt.

Om aktieägare vid förhandsröstning avses företrädas av ombud, måste en skriftlig, daterad och av aktieägaren undertecknad fullmakt bifogas formuläret för förhandsröstning. Fullmakten måste inges till bolaget i original och får inte vara utfärdad tidigare än ett år före dagen för bolagsstämman, om inte längre giltighetstid (dock längst fem år) har angivits i fullmakten. Om fullmakten utfärdats av en juridisk person ska också aktuellt registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling för den juridiska personen bifogas. Fullmaktsformulär hålls tillgängligt på bolagets webbplats www.botniaexploration.com och skickas utan kostnad för mottagaren med post till aktieägare som begär det och uppger sin postadress.

 

Förslag till dagordning

1. Val av ordförande vid stämman
2. Upprättande och godkännande av röstlängd
3. Val av en eller två justeringsmän
4. Prövning av om bolagsstämman blivit behörigen sammankallad
5. Godkännande av dagordning
6. Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelse samt koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen för verksamhetsåret 2020.
7. Beslut om
   1. 1. fastställande av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultat­räkningen och koncernbalansräkningen,
      2. dispositioner beträffande aktiebolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balans­räkningen,
      3.  ansvarsfrihet åt styrelseledamöterna och verkställande direktören.
8. Fastställande av antalet styrelseledamöter, styrelsesuppleanter, revisorer och revisorssuppleanter
9. Fastställande av arvoden till styrelsen och revisorn
10. Val till styrelsen och av revisor

 

Styrelsens förslag (punkterna 3 och 7b)

Val av en eller två justeringsmän (punkt 3)

Styrelsen föreslår årsstämman att Arne Jansson, eller vid förhinder, den eller de som styrelsen anvisar, jämte ordföranden justerar bolagsstämmans protokoll. Justeringsmannens uppdrag innefattar även att kontrollera röstlängden och att inkomna poströster blir rätt återgivna i stämmoprotokollet

Dispositioner beträffande aktiebolagets vinst eller förlust (punkt 7b)

Styrelsen föreslår årsstämman att disponera över bolagets resultat enligt styrelsens förslag i årsredovisningen. Styrelsen föreslår vidare att ingen utdelning lämnas för räkenskapsåret 2020.

 

Valberedningens förslag (punkterna 1 och 11–14)

En valberedning bestående av Magnus Ullman (tillika valberedningens ordförande) representerade Need Invest AB, John Larsson representerade Akilakonsulting AB, Björn Rahmström representerade Ramab Iggesund AB, Thomas Ljung representerade Bengt Ljungs dödsbo, och Botnia Exploration Holdings styrelseordförande Lars Engström föreslår följande:  

Val av ordförande vid stämman (punkt 1)

Valberedningen föreslår advokat Ola Lidström som ordförande vid stämman.

Fastställande av antalet styrelseledamöter, styrelsesuppleanter, revisorer och revisorssuppleanter (punkt 8)

Valberedningen föreslår fem ordinarie ledamöter utan suppleanter samt en revisor utan suppleanter.

Fastställande av arvoden till styrelsen (punkt 9)

Styrelsearvodet till de stämmovalda ledamöterna föreslås uppgå till fyra prisbasbelopp (190 400 kr) till styrelseordförande, och två prisbasbelopp (95 200 kr) till övriga styrelseledamöter.

Fastställande av arvoden till revisorn (punkt 9)

Valberedningen föreslår att arvode till revisor skall utgå enligt godkänd räkning i enlighet med sedvanliga debiteringsnormer.

Val till styrelsen och av revisor (punkt 10)

Valberedningen föreslår omval av Thomas Söderqvist, Johan Norman, Pär Weihed, Lars Engström och Agne Ahlenius.

Valberedningen föreslår omval av Lars Engström som styrelsens ordförande.

Valberedningen föreslår omval av KPMG AB som bolagets revisor. KPMG AB har låtit meddela att Alexander Tistam kommer att utses till huvudansvarig revisor.

 

Totalt antal aktier

Vid utfärdandet av denna kallelse uppgår det totala antalet aktier och röster i bolaget till 27 496 007. Bolaget innehar inga egna aktier.

Rätt till upplysningar

Styrelsen och den verkställande direktören skall, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, vid årsstämman lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, och förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation samt om bolagets förhållande till annat koncern­bolag. Begäran om sådana upplysningar ska skickas med posten till Botnia Exploration Holding AB (publ), ”Årsstämma”, Box 1113, Cylindervägen 18, 8 tr., 131 26 Nacka Strand, eller per e-post till [email protected], senast den 13 april 2021. Upplysningarna lämnas genom att de hålls tillgängliga hos bolaget och på bolagets webbplats, www.botniaexploration.com, senast den 18 april 2021. Upplysningarna skickas även utan kostnad för mottagaren med posten till aktieägare som begär det och uppger sin postadress.

Handlingar inför stämman

Redovisningshandlingar, revisionsberättelse, och fullmaktsformulär kommer senast den 2 april 2021 att anslås på bolagets webbplats, www.botniaexploration.com, samt hållas tillgängliga hos bolaget på ovan angiven adress. Redovisningshandlingarna framläggs genom att de hålls tillgängliga hos bolaget och på bolagets webbplats www.botniaexploration.com. Handlingarna kommer vidare kostnadsfritt att sändas till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress. Angivna handlingar kommer även att finnas tillgängliga på stämman. Bolagsstämmoaktieboken hålls tillgänglig hos bolaget.

Behandling av personuppgifter

För information om hur dina personuppgifter behandlas i samband med årsstämman, se

https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.

_____________________

Nacka Strand i mars 2021

Botnia Exploration Holding AB (publ)

Styrelsen