Kallelse Till Årsstämma i 24SevenOffice Group AB

 

Aktieägarna i 24SevenOffice Group AB, org.nr 559120-8870 ("Bolaget"), kallas härmed till årsstämma torsdagen den 10 april 2025 kl. 15:00 hos Baker McKenzie Advokatbyrå på Vasagatan 7 i Stockholm.

 

Rätt att delta och anmälan

Deltagande genom närvaro i stämmolokalen

Aktieägare som vill delta i årsstämman med närvaro i stämmolokalen, personligen eller genom ombud, ska:

 

1. dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken på avstämningsdagen som är onsdagen den 2 april 2025,

 

2. dels senast fredagen den 4 april 2025 anmäla sig och eventuella biträden (högst två) skriftligen per post till Baker McKenzie Advokatbyrå, Att: Simon Olofsson, Box 180, 101 23 Stockholm eller per e-post till [email protected]. I anmälan bör uppges fullständigt namn, person- eller organisationsnummer, aktieinnehav, adress, telefonnummer samt i förekommande fall, uppgift om ställföreträdare, ombud eller biträde. Anmälan bör i förekommande fall åtföljas av fullmakter, registreringsbevis och andra behörighetshandlingar.

 

Deltagande genom förhandsröstning

Aktieägare som önskar delta i årsstämman genom förhandsröstning (s.k. poströstning), personligen eller genom ombud, ska:

 

1. dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken på avstämningsdagen som är onsdagen den 2 april 2025,

 

2. dels anmäla sig genom att avge sin förhandsröst enligt anvisningarna nedan så att förhandsrösten är Bolaget tillhanda senast fredagen den 4 april 2025.

 

För förhandsröstning ska ett särskilt formulär användas. Formuläret finns tillgängligt på Bolagets hemsida, www.done.ai/investor-relations. En aktieägare som utövar sin rösträtt genom förhandsröstning behöver inte särskilt anmäla sig till stämman. Förhandsröstningsformuläret gäller som anmälan.

 

Det ifyllda formuläret ska skickas till Baker McKenzie Advokatbyrå, Att: Simon Olofsson, Box 180, 101 23 Stockholm eller per e-post till [email protected]. Om aktieägaren är en juridisk person ska registreringsbevis eller annan behörighetshandling biläggas formuläret. Detsamma gäller om aktieägaren förhandsröstar genom ombud. Aktieägaren får inte förse förhandsrösten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är rösten ogiltig.

 

Ytterligare anvisningar och villkor framgår av förhandsröstningsformuläret.

 

Observera att den som vill närvara i stämmolokalen personligen eller genom ombud, måste anmäla detta enligt instruktionerna under rubriken "Fysisk deltagande genom närvaro i stämmolokalen" ovan. Det innebär att en anmälan endast genom förhandsröstning inte räcker för den som vill närvara i stämmolokalen.

 

Förvaltarregistrerade aktier

Aktieägare som har sina aktier förvaltarregistrerade hos bank eller annan förvaltare måste genom förvaltarens försorg tillfälligt låta inregistrera aktierna i eget namn för att äga rätt att delta i stämman. Sådan registrering, som normalt tar några dagar, ska vara verkställd senast onsdagen den 2 april 2025 och bör därför begäras hos förvaltaren i god tid före detta datum. Rösträttsregistrering som av aktieägare har begärts i sådan tid att registreringen har gjorts av relevant förvaltare senast fredagen den 4 april 2025 kommer att beaktas vid framställningen av aktieboken.

 

Ombud m.m.

Aktieägare som företräds genom ombud ska utfärda skriftlig och daterad fullmakt för ombudet. Om fullmakten utfärdats av juridisk person ska bestyrkt kopia av registreringsbevis, eller motsvarande behörighetshandling, utvisande att de personer som har undertecknat fullmakten är behöriga firmatecknare för den juridiska personen, bifogas fullmakten. Fullmakten får inte vara äldre än ett år gammal, dock att fullmakten får vara äldre än ett år om det framgår att den är giltig för en längre period, längst fem år. En kopia av fullmakten samt eventuellt registreringsbevis bör, för att underlätta inpasseringen vid stämman, ha kommit Bolaget tillhanda genom att insändas till Bolaget på adress enligt ovan senast fredagen den 4 april 2025. Fullmakten i original samt registreringsbevis ska även uppvisas på stämman. Även fullmaktsintyg accepteras.

 

Fullmaktsformulär kommer finnas tillgängligt via Bolagets hemsida, www.done.ai/investor-relations, samt skickas utan kostnad till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress.

 

Deltagande via videolänk

Aktieägare kan delta vid stämman, antingen personligen eller genom ombud, per distans via videolänk. De som önskar delta per distans och önskar utnyttja sin rösträtt kommer inte kunna göra det via videolänk utan måste antingen delta i stämmolokalen via ombud eller förhandsrösta för att utnyttja sin rösträtt. Närmare instruktioner rörande elektroniskt deltagande kommer senast onsdagen den 9 april 2025 att skickas till de aktieägare som senast fredagen den 4 april 2025 har anmält sitt deltagande via videolänk skriftligen per post till Baker McKenzie Advokatbyrå, Att: Simon Olofsson, Box 180, 101 23 Stockholm eller per e-post till [email protected].

 

För den som deltar online via videolänk gäller följande regler (som deltagaren accepterar genom att välja att delta online). Det finns ingen möjlighet att rösta, begära ordet, framställa förslag eller invändningar eller begära omröstning (votering). Eftersom det inte går att kontrollera om någon utomstående följer stämman online förutsätter möjligheten att delta online att stämman beslutar att även den som inte är aktieägare ska ha rätt att följa stämman.

 

Förslag till dagordning

 

1. Stämmans öppnande och val av ordförande vid stämman
2. Upprättande och godkännande av röstlängd
3. Godkännande av dagordning
4. Val en eller två justeringspersoner
5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
6. Föredragning av framlagd årsredovisning och revisionsberättelse samt koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse
7. Beslut om:
   1. fastställande av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen,
   2. dispositioner beträffande Bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen samt koncernbalansräkningen, och
   3. ansvarsfrihet åt styrelsens ledamöter och verkställande direktören.
8. Fastställande av antal styrelseledamöter, revisorer och eventuella suppleanter
9. Fastställande av styrelse- och revisorsarvoden
10. Val av styrelse, revisorer och eventuella suppleanter
11. Val av ledamöter till valberedningen
12. Beslut om ändring av bolagsordningen
13. Beslut om bemyndigande för styrelsen att emittera aktier, konvertibler och/eller teckningsoptioner
14. Beslut om ändring av incitamentsprogram 2024/2028
15. Stämmans avslutande

Förslag till beslut

 

Punkt 1: Stämmans öppnande och val av ordförande vid stämman

Valberedningen föreslår att advokat Carl Svernlöv vid Baker McKenzie Advokatbyrå väljs till ordförande vid stämman eller, vid förhinder, den han anvisar.

 

Punkt 6.b: Beslut om dispositioner beträffande Bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen

Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om vinstutdelning till aktieägarna med 16,65 kronor per aktie, vilket motsvarar ett sammanlagt belopp om 1 131 580 153,80 kronor. Som avstämningsdag för vinstutdelningen föreslås den 14 april 2025. Förutsatt att årsstämman beslutar i enlighet med förslaget förväntas utbetalning av utdelningen ske genom Euroclear Sweden AB:s försorg den 17 april 2025.

 

Punkt 8-10: Fastställande av antal styrelseledamöter, revisorer och eventuella suppleanter, fastställande av styrelse- och revisorsarvoden samt val av styrelse, revisorer och eventuella suppleanter

Valberedningen föreslår att styrelsen ska bestå av tre ledamöter utan suppleanter. Vidare föreslår valberedningen att antalet revisorer ska vara ett registrerat revisionsbolag utan suppleanter.

 

Valberedningen föreslår att arvodet till styrelsens ledamöter ska uppgå till totalt 210 000 kronor (130 000 kronor föregående år), och utgå med 70 000 kronor till envar icke anställd styrelseledamot och 70 000 kronor till styrelsens ordförande förutsatt att denne inte är anställd.

 

Valberedningen föreslår att arvode till revisor ska utgå enligt godkänd räkning.

 

Valberedningen föreslår omval av styrelseledamöterna Ståle Risa, Karin Lindberg och Linda Sannesmoen. Vidare föreslås omval av Ståle Risa till styrelseordförande. Staffan Herbst har avböjt omval.

 

Valberedningen föreslår vidare omval av registrerade revisionsbolaget RSM Stockholm AB som Bolagets revisor för perioden till slutet av nästa årsstämma. RSM Stockholm AB har meddelat att auktoriserade revisorn Anneli Richardsson fortsätter som huvudansvarig revisor.

 

Oberoende enligt Svensk kod för bolagsstyrning

Vid en bedömning av de föreslagna styrelseledamöternas oberoende har valberedningen funnit att dess förslag till styrelsesammansättning i Bolaget uppfyller de krav på oberoende som uppställs i Svensk kod för bolagsstyrning. Av de föreslagna ledamöterna kan Ståle Risa anses vara beroende i förhållande till Bolaget och Bolagets ledning. Övriga föreslagna styrelseledamöter anses vara oberoende i förhållande till Bolaget och bolagsledningen samt i förhållande till Bolagets större aktieägare.

 

Mer information om de till omval föreslagna ledamöterna finns på Bolagets hemsida, www.done.ai/investor-relations, och kommer även finnas i årsredovisningen för 2024.

 

Punkt 11: Val av ledamöter till valberedningen

Valberedningen föreslår, i enlighet med principer för valberedningen, omval av ledamöterna Stian Rustad, utsedd av ICT Group AS, Hans Arne Flåto, utsedd av R-Venture AS, och Snorre Realfsen, utsedd av Ebiz AS.

 

Punkt 12: Beslut om ändring av bolagsordningen

Styrelsen för Bolaget föreslår att årsstämman beslutar att ändra Bolagets bolagsordning enligt följande:

 

Det föreslås att Bolagets företagsnamn ändras från 24SevenOffice Group AB till Done.ai Group AB. Bolagsordningens § 1 får därmed följande lydelse:

 

"Bolagets företagsnamn är Done.ai Group AB. Bolaget är publikt (publ)."

 

Det föreslås slutligen att styrelsen eller den styrelsen utser bemyndigas att vidta de mindre justeringar i detta beslut som kan komma att vara nödvändiga i samband med registrering hos Bolagsverket.

Punkt 13: Beslut om bemyndigande för styrelsen att emittera aktier, konvertibler och/eller teckningsoptioner

Styrelsen för Bolaget föreslår att årsstämman beslutar att bemyndiga styrelsen att intill nästa årsstämma vid ett eller flera tillfällen besluta om emission av aktier, konvertibler och/eller teckningsoptioner med rätt att konvertera till respektive teckna aktier, med eller utan avvikelse från aktieägares företrädesrätt, till ett antal motsvarande maximalt tio (10) procent av det totala antalet aktier i Bolaget vid tidpunkten då bemyndigandet utnyttjas första gången, att betalas kontant, genom apport och/eller genom kvittning.

 

Att styrelsen ska kunna fatta beslut om emission utan företrädesrätt för aktieägarna enligt ovan är främst i syfte att kunna anskaffa nytt kapital för att öka Bolagets flexibilitet och möjlighet att påskynda utvecklingen av Bolagets verksamhet eller i samband med förvärv samt för att diversifiera aktieägarkretsen.

 

Utgivande av nya aktier, konvertibler eller teckningsoptioner med stöd av bemyndigandet ska genomföras på sedvanliga villkor under rådande marknadsförhållanden. Om styrelsen finner det lämpligt för att möjliggöra leverans av aktier i samband med en emission enligt ovan kan detta göras till ett teckningspris motsvarande aktiernas kvotvärde.

 

Styrelsen eller den styrelsen utser bemyndigas att vidta de mindre justeringar i detta beslut som kan komma att vara nödvändiga i samband med registrering hos Bolagsverket.

 

Punkt 14: Beslut om ändring av incitamentsprogram 2024/2028

Styrelsen för Bolaget föreslår att årsstämman beslutar om ändring av incitamentsprogram 2024/2028 enligt följande.

 

Bakgrund

Vid extra bolagsstämman den 10 juni 2024 beslutades att implementera ett incitamentsprogram genom emission av högst 1 750 000 teckningsoptioner av serie 2024/2028, till följd varav Bolagets aktiekapital kan komma att öka med högst 175 000 kronor, till ledande befattningshavare och anställda inom Bolaget och koncernen med skattehemvist i Sverige och Norge samt till Bolaget med efterföljande överlåtelse till ledande befattningshavare och anställda inom Bolaget och koncernen ("Incitamentsprogram 2024/2028"). Totalt har 1 745 300 teckningsoptioner av serie 2024/2028 tecknats och innehas idag av Bolaget.

 

Efter Bolagets försäljning av vissa dotterbolag och tillgångar till Abacus Bidco Oy har Bolagets ledning omstrukturerats, till följd varav samtliga utestående teckningsoptioner av serie 2024/2028 har återköpts och innehas nu av Bolaget. Som ett resultat av försäljningen är Bolaget i process att rekrytera nya anställda och nyckelpersoner och styrelsen avser därför att, som ett led i rekryteringsprocessen, överlåta dessa teckningsoptioner till de nya ledande befattningshavare och anställda inom Bolaget och koncernen med skattehemvist i Sverige och Norge på samma villkor som för tidigare deltagare i Incitamentsprogram 2024/2028.

 

Förslag beslut om förlängning av överlåtelseperiod för teckningsoptioner av serie 2024/2028

Mot bakgrund av ovan föreslår styrelsen att årsstämman beslutar om att förlänga perioden för anmälan om förvärv av teckningsoptioner av serie 2024/2028 ("Anmälningsperioden") från senast den 31 augusti 2024 till senast den 31 december 2025, och att förlänga sista datum för överlåtelse av teckningsoptioner från Bolaget till ledande befattningshavare och anställda ("Överlåtelseperioden") från senast den 31 oktober 2024 till senast den 31 december 2025.

 

Beslutar årsstämman i enlighet med förslaget kommer teckningsoptioner av serie 2024/2028 som överlåts till nya deltagare att ha en intjänandeperiod om cirka två år. Styrelsen har noga övervägt förslaget mot bakgrund av att intjänandeperioden sålunda understiger tre år. Styrelsen anser att det är i Bolagets och samtliga aktieägares intresse att skapa förutsättningar för att rekrytera, samt behålla och öka motivationen hos, nya ledande befattningshavare och anställda inom Bolaget och koncernen, på samma villkor som för tidigare deltagare i Incitamentsprogram 2024/2028. Styrelsen finner att det ligger i samtliga aktieägares intresse att de nya ledande befattningshavare och anställda som tillsätts inom ramen för Bolagets rekryteringsprocess, vilka bedömts vara viktiga för koncernens utveckling, har ett långsiktigt intresse av en god värdeutveckling på aktien i Bolaget. Ett långsiktigt ägarengagemang förväntas stimulera ett ökat intresse för verksamheten och resultatutvecklingen i sin helhet samt höja motivationen för deltagarna och syftar till att uppnå ökad intressegemenskap mellan den deltagande och Bolagets aktieägare. Styrelsen bedömer även det som mer kostnadseffektivt för Bolaget att förlänga Anmälningsperioden och Överlåtelseperioden för teckningsoptioner av serie 2024/2028, eftersom dessa avser ett redan inrättat incitamentsprogram med redan emitterade teckningsoptioner, än att inrätta ett nytt program. Av dessa skäl bedömer styrelsen att det är motiverat att intjänandeperioden understiger tre år.

 

Extra bolagsstämmans beslut om implementering av Incitamentsprogram 2024/2028, vilka inkluderar föreslagen förlängning av Anmälningsperioden och Överlåtelseperioden, hålls tillgängligt senast två veckor före stämman.

 

Majoritetsregler

Beslut enligt punkterna 12 och 13 är giltigt endast om det har biträtts av aktieägare som företräder minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de aktier som är företrädda vid stämman.

 

Beslut enligt punkt 14 är giltigt endast om det har biträtts av aktieägare som företräder minst nio tiondelar av såväl de avgivna rösterna som de aktier som är företrädda vid stämman.

 

Antal aktier och röster

Det totala antalet aktier och röster i Bolaget uppgår per dagen för denna kallelse till 67 962 772 stycken. Bolaget innehar inga egna aktier.

 

Övrigt

Kopior av redovisningshandlingar, revisionsberättelse och fullmaktsformulär hålls tillgängliga senast tre veckor före årsstämman. Fullständiga förslag till beslut och övriga handlingar som ska finnas tillgängliga enligt aktiebolagslagen hålls tillgängliga senast två veckor före stämman. Valberedningens fullständiga förslag angående styrelse och revisor inklusive valberedningens motiverade yttrande avseende förslaget till styrelse är tillgängliga från och med idag. Samtliga handlingar enligt ovan hålls tillgängliga hos Bolaget på Sveavägen 9, 111 57 Stockholm och på Bolagets hemsida, www.done.ai/investor-relations, enligt ovan och sänds till de aktieägare som begär det och uppger sin e-mail- eller postadress.

 

Aktieägarna erinras om rätten att, vid årsstämman, begära upplysningar från styrelsen och verkställande direktören i enlighet med 7 kap. 32 § aktiebolagslagen.

 

Hantering av personuppgifter

För information om hur dina personuppgifter behandlas hänvisas till den integritetspolicy som finns tillgänglig på Euroclear Sweden AB:s hemsida: https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.

 

* * * * *

 

Stockholm i mars 2025

24SevenOffice Group AB

Styrelsen