Kallelse till årsstämma i Newbury Pharmaceuticals AB
Notice of annual general meeting
Tid: 11 januari 2023 klockan 11.00.
Plats: Medicon Village, Scheeletorget 1, Lund
Time: 11 January 2023, at 11 00 am.
Place: Medicon Village, Scheeletorget 1, Lund
Rätt att delta på stämman:
Right to participate:
Rätt att delta i bolagsstämman har aktieägare som dels är införd i eget namn i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken måndagen den 2 januari 2023, dels anmäler sin avsikt att delta i stämman senast torsdagen den 5 januari 2023.
Shareholders who wish to participate in the Annual General Meeting shall be recorded in their own name in the printout of the share register made by Euroclear Sweden AB ("Euroclear") on Monday 2 January 2023 and, shall notify the company of their intention to attend the Annual General Meeting no later than Thursday 5 January 2023.
Förvaltarregistrerade aktier:
Nominee registrerad shares:
Aktieägare, som låtit förvaltarregistrera sina aktier måste, för att ha rätt att delta i bolagsstämman, inregistrera aktierna i eget namn i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken. Sådan omregistrering måste vara verkställd innan måndagen den 2 januari 2023. Detta innebär att aktieägare i god tid före denna dag måste meddela sin begäran härom till förvaltaren. Sådan rösträttsregistrering kan göras retroaktivt och sådan registrering som av aktieägare har begärts i sådan tid att registreringen har gjorts av relevant förvaltare senast måndagen den 2 januari 2023 kommer att beaktas vid framställningen av aktieboken.
Shareholders whose shares are registered in the name of nominees must – in addition to their notification to attend the meeting – re-register such shares in their own name at Euroclear. Such registration can be temporary and must be effected no later than Monday 2 January 2023. Shareholders must inform their nominees and request re-registration of the shares well in advance of the aforementioned date. Such registration may be done retroactively and may be done by the nominee on Thursday 5 January 2023 at the latest.
Anmälan:
Notification:
Anmäl senast torsdagen den 5 januari 2023 om du kommer att delta i stämman. Anmälan om deltagande i stämman kan göras skriftligen till Newbury Pharmaceuticals AB, Medicon Village, Sheeletorget 1, 223 81 Lund eller genom e-post till [email protected].
Vid anmälan uppges namn, personnummer/organisationsnummer, adress, telefonnummer, antal aktier samt antal biträden.
Aktieägare som företräds genom ombud bör översända skriftlig och daterad fullmakt till bolaget samtidigt med anmälan. Fullmakts giltighet får anges till längst fem år från utfärdandet. Den som företräder juridisk person ska kunna visa registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling som anger behörig firmatecknare. Fullmakt (original), registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandlingar, som inte översänts till bolaget i samband med anmälan, ska medtas till stämman. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på bolagets hemsida (www.newburypharma.com).
Notification of attendance at the latest Thursday 5 January 2023 if you will participate in the meeting. Notification of participation in the meeting can be made in writing to Newbury Pharmaceuticals AB, Medicon Village, Sheeletorget 1, 223 81 Lund or by e-mail to [email protected].
When submitting notification of attendance please state name, personal identity number/corporate identity number, address and telephone number, number of shares and class of shares as well as number of advisors.
Shareholders represented by proxy should send a written and dated proxy together with the notification of attendance. The proxy may not be older than one year if a longer period of validity is not stated in the proxy, however not longer than five years from the date of issue of the proxy. A proxy form for this purpose is provided at www.newburypharma.com. If requested, the proxy shall be presented in original. Representatives of a legal entity shall present a certificate of registration or a corresponding document of qualification showing the person(s) authorized to sign for the legal entity.
Agenda:
1. Stämmans öppnande och val av ordförande för stämman
1. Opening of the general meeting and election of chairman of the general meeting.
2. Upprättande och godkännande av röstlängd
2. Preparation and approval of the voting list
3. Val av en eller flera justerare
3. Election of one or two persons to verify the minutes
4. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
4. Determination as to whether the meeting has been duly convened
5. Godkännande av dagordningen
5. Approval of the agenda
6. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse samt koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse
6. Presentation of the annual report and the auditor’s report as well as consolidated accounts and consolidated audit report.
7. Beslut om:
7. Resolution on
a) fastställelse av resultaträkning och balansräkning samt koncernresultaträkning och koncernbalansräkning
a) adoption of the income statement and the balance sheet as well as consolidated income statement and consolidated balance sheet
b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen
b) allocation of the Company’s result according to the adopted balance sheet
c) ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör
c) discharge from liability for each of the members of the board of directors and the managing director
8. Fastställande av arvoden åt styrelseledamöterna och revisorerna
8. Determination of remuneration to the board of directors and the auditor
9. Val av styrelse och revisor
9. Appointment of members of the board of directors and election of auditor
10. Beslut om emissionsbemyndigande för styrelsen
10. Resolution on authorization for the board of directors to resolve on new issues of shares
11. Beslut om fastställande av riktlinjer för valberedningen
11. Resolution in respect of guiding principles for election committee
12. Stämman avslutas
12. Closing of the general meeting
Punkt / Item 1
Förslag föreligger att Karl Karlsson väljs till ordförande vid stämman
It is proposed that Karl Karlsson be elected as chairman of the general meeting
Punkt / Item 7b
Styrelsen föreslår att bolagets resultat balanseras i ny räkning.
The Board proposes that the company's result be balanced in a new account.
Punkt / Item 8
En grupp större aktieägare föreslår att styrelsearvode ska utgå med 60 000 kr till styrelseledamöter som inte är anställda av bolaget samt att revisorsarvode ska utgå enligt löpande räkning
A group of major shareholders propose that board remuneration be paid with SEK 60,000 to board members who is not employed by the company. The auditor's remuneration shall be paid according to current account.
Punkt / Item 9
En grupp större aktieägare föreslår att antalet stämmovalda styrelseledamöter ska uppgå till fyra. Inga suppleanter föreslås. Samma aktieägare föreslår att antalet revisorer ska uppgå till en utan revisorssuppleant.
En grupp större aktieägare föreslår för tiden intill slutet av nästa årsstämma omval av styrelseledamöterna Karl Karlsson, Andreas Hedskog, Anil Okay och Johan Strömqvist. Till styrelsens ordförande föreslås omval av Karl Karlsson.
En grupp större aktieägare föreslår vidare omval av nuvarande revisor, registrerade revisionsbolaget Ernst & Young Aktiebolag för tiden intill slutet av nästa årsstämma. Revisionsbolaget har meddelat att auktoriserade revisorn Martin Henriksson kommer att vara huvudansvarig revisor.
A group of major shareholders propose that the number of members of the board of directors shall be four and that no deputy members shall be appointed. The same shareholders propose that the number of auditors should be one without a deputy auditor.
A group of major shareholders propose that the board members Karl Karlsson, Andreas Hedskog, Anil Okay and Johan Strömqvist are re-elected for the period until the end of the next Annual General Meeting. Karl Karlsson is proposed to be re-elected as Chairman of the Board.
A group of major shareholders further propose re-election of the current auditor, the auditing company Ernst & Young Aktiebolag, for the period until the end of the next Annual General Meeting. The auditing company has announced that the authorized accountant Martin Henriksson will be the principal auditor.
Punkt / Item 10
Styrelsen föreslår att årsstämman bemyndigar styrelsen att, vid ett eller flera tillfällen under tiden fram till nästa årsstämma, fatta beslut om nyemission av högst 7 500 000 aktier. Styrelsen ska kunna besluta om emission av aktier med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt och/eller med bestämmelse om apport, kvittning eller annars med villkor enligt 2 kap 5 § andra stycket 1-3 och 5 aktiebolagslagen.
Emission i enlighet med detta bemyndigande ska ske på marknadsmässiga villkor, med förbehåll för marknadsmässig emissionsrabatt i förekommande fall. Styrelsen ska äga bestämma villkoren i övrigt för emissioner enligt detta bemyndigande samt vem som ska äga rätt att teckna aktierna. Skälet till att styrelsen ska kunna fatta beslut om emission med avvikelse från aktieägares företrädesrätt och/eller med bestämmelse om apport- och kvittningsemission eller annars med villkor enligt ovan är att bolaget ska kunna emittera aktier i samband med förvärv av bolag eller rörelser, samt kunna genomföra riktade emissioner i syfte att införskaffa kapital till bolaget.
Verkställande direktören, eller den styrelsen utser, ska äga rätt att vidta de smärre justeringar i detta beslut som kan komma att vara nödvändiga i samband med registrering vid Bolagsverket.
För beslut i enlighet med detta bemyndigande krävs att beslutet biträds av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de aktier som är företrädda vid stämman.
The Board of Directors proposes that the Annual General Meeting authorizes the Board of Directors to, on one or more occasions during the period up to the next Annual General Meeting, decide on a new issue of a maximum of 7,500,000 shares. The Board of Directors shall be able to choose on the issue of shares with deviation from the shareholders' preferential rights and/or, with a provision on non-cash, set-off or otherwise with conditions in accordance with Chapter 2, Section 5, second paragraph 1-3 and 5 of the Companies Act.
In accordance with this authorization, issuance shall take place on market terms, subject to a market issue discount where applicable. The Board shall have the right to determine the other terms and conditions for issues in accordance with this authorization and who shall have the right to subscribe for the shares. The reason for the Board to be able to decide on a share issue with deviation from shareholders' preferential rights and/or with a provision on non-cash and set-off issues or otherwise with conditions as above is that the Company must be able to issue shares in connection with acquisitions of companies or operations and be able to carry out directed issues to raise capital for the Company.
The CEO, or the person appointed by the Board, shall have the right to make the minor adjustments required in connection with the registration of the decision with the Swedish Companies Registration Office and Euroclear Sweden AB.
The CEO, or whoever the board appoints, shall have the right to make the minor adjustments to this decision that may be necessary in connection with registration at the Swedish Companies Registration Office.
For a valid decision of the meeting in accordance with the board of directors’ proposal as above it is required that the decision is supported by shareholders representing at least two thirds of votes cast as well as of the shares represented at the meeting.
Punkt / Item 11
En grupp större aktieägare föreslår att stämman fastställer riktlinjerna för valberedningen enligt följande.
A group of major shareholders proposes that the annual general meeting confirms the guidelines for the election committee in accordance with the following.
Valberedningen ska utses senast 6 månader före ordinarie bolagsstämma. Representanter för de två röstmässigt största aktieägarna i bolaget, enligt Euroclear Sweden AB:s utskrift av aktieboken per den sista bankdagen i juni samt bolagets styrelseordförande ska utgöra valberedning. Bolagets styrelseordförande sammankallar valberedningen och ska utse dess ordförande. Bolagets styrelseordförande får dock inte utses till valberedningens ordförande. Om en föreslagen ledamot avböjer att delta eller en utsedd ledamot avgår ska bolagets två största aktieägare i samråd utse en ersättare.
Valberedningen ska tillvarata Bolagets samtliga aktieägares intresse i frågor som faller inom ramen för valberedningens uppgifter. Valberedningen ska lämna förslag till:
a) ordförande vid bolagsstämma där styrelse- eller revisorsval ska äga rum,
b) antal stämmovalda styrelseledamöter,
c) ordförande och övriga stämmovalda ledamöter i styrelsen,
d) arvode och annan ersättning för styrelseuppdrag till var och en av de stämmovalda styrelseledamöterna och till ledamöter av styrelsens utskott,
e) antal revisorer och revisorssuppleanter,
f) revisorer och eventuella revisorssuppleanter,
g) arvode till revisorer, och
h) beslut om principer för tillsättande av ledamöter i valberedningen och instruktion för valberedningens arbete, i förekommande fall.
Arvode ska inte utgå till valberedningens ledamöter. Valberedningen ska ha rätt att belasta Bolaget med kostnader för exempelvis rekryteringskonsulter eller andra kostnader som krävs för att valberedningen ska kunna fullgöra sitt uppdrag.
Ovanstående principer för hur valberedning utses och instruktion för dess arbete ska gälla till dess bolagsstämma beslutar om att ändra desamma. Det ankommer på valberedningen att inför årsstämma ta ställning till huruvida valberedningen finner påkallat att föreslå ändring av ifrågavarande principer och instruktion och i förekommande fall till bolagsstämman lämna förslag i enlighet med ovan.
The election committee shall be appointed at the latest 6 months prior to the annual general meeting. Representatives for the 2 largest shareholders in terms of votes in the company, according to Euroclear Sweden AB's printout of the share register as of the last banking day in June, and the chairman of the board shall be appointed as the election committee. The chairman of the board shall convene the election committee and appoint its chairman, which may not be the chairman of the board. In case an appointed member of the committee resigns the 2 largest shareholders shall agree on its replacement.
The election committee shall observe the interests of the company's shareholders in matters that fall within the scope of the election committee's tasks. The election committee shall submit proposals in respect of:
- the chairman at a general meeting where board or auditor elections are to take place,
- the number of board members,
- the chairman and other board members,
- fees and other compensation for board assignments to each of the board members elected by the general meeting and to members of the board's committees,
- the number of auditors and deputy auditors,
- the auditor and any deputy auditors,
- fees to auditor, and
- resolutions on principles for appointing members of the election committee and instructions for the election committee's work, if applicable.
The above principles for the appointment of the election committee shall apply until the Annual General Meeting resolves to change them. It is the responsibility of the election committee, prior to the Annual General Meeting, to determine whether the election committee finds it necessary to propose any changes to the principles in question and in this event, to submit a motion to the Annual General Meeting in accordance with above.
* * * * *
Aktieägarna informeras om sin rätt att begära upplysningar vid årsstämman avseende förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen och förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets ekonomiska situation.
Årsredovisningen och revisionsberättelsen, fullständiga beslutsförslag, liksom övriga handlingar kommer att hållas tillgängliga för aktieägare i bolagets lokaler i Lund samt på dess hemsida, www.newburypharma.com/investors, senast tre veckor innan stämman. Handlingarna kommer att sändas per post till aktieägare som begär det och uppger sin adress. Handlingarna kommer även att finnas tillgängliga på stämman.
Personuppgifter som hämtats från den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken, anmälan om deltagande vid stämman samt uppgifter om ställföreträdare, ombud och biträden kommer att användas för registrering, upprättande av röstlängd för stämman samt, i förekommande fall, stämmoprotokoll.
The shareholders have the right to request information at the Annual General Meeting concerning conditions that may have an effect on the assessment of an item on the agenda and conditions that may have an effect on the assessment of the company’s financial situation.
The annual report and the auditor’s report, complete proposals for decision and other documents will be kept available for the shareholders at the company’s premises in Lund and on the company’s web site, www.newburypharma.com/investors, at the latest three weeks before the annual general meeting and will be sent to shareholders requesting it and stating their address.
Personal data taken from the share register maintained by Euroclear Sweden AB, notification of participation at the general meeting and information on deputies, agents and assistants will be used for registration, preparation of the voting list for the general meeting and, where applicable, minutes of the general meeting.
Styrelsen för Newbury Pharmaceuticals AB / The board of Newbury Pharmaceuticals AB
Org. nr. 559274-2463
